Cara Mengatasi Data Siswa Ganda di Dapodik dan Langkah Pemeriksaannya

keboncinta.com- Data siswa ganda merupakan salah satu masalah yang dapat ditemukan dalam pengelolaan Data Pokok Pendidikan atau Dapodik. Kondisi ini terjadi ketika identitas peserta didik tercatat lebih dari satu kali atau terdapat ketidaksesuaian pencatatan antar satuan pendidikan.

Masalah tersebut perlu ditangani secara tepat karena dapat memengaruhi keakuratan data pendidikan.

Namun, penyelesaian data ganda tidak boleh dilakukan dengan langsung menghapus siswa tanpa memastikan status pendidikan dan riwayat perpindahannya.

Berikut langkah pemeriksaan serta penanganan data peserta didik ganda berdasarkan mekanisme referensi data pendidikan.

Apa yang Dimaksud Data Siswa Ganda?

Data peserta didik ganda dapat terjadi ketika seorang siswa tercatat pada lebih dari satu satuan pendidikan.

Misalnya, siswa telah pindah sekolah tetapi masih tercatat aktif pada sekolah asal.

Selain itu, terdapat kasus data siswa yang masuk ke lebih dari satu rombongan belajar.

Kedua kondisi tersebut perlu dibedakan karena mekanisme penyelesaiannya tidak selalu sama.

Pusat Data dan Teknologi Informasi menjelaskan bahwa peserta didik yang tercatat di lebih dari satu satuan pendidikan atau rombongan belajar termasuk kategori residu data pendidikan.

Baca Juga: Dapodik Tidak Bisa Sinkron? Cek Penyebab dan Solusi Aman Sebelum Instal Ulang 

1. Periksa Identitas dan Status Siswa

Langkah awal adalah memeriksa identitas peserta didik yang terindikasi ganda.

Informasi yang perlu dibandingkan meliputi:

1. NISN siswa.
2. Nama lengkap.
3. Tempat dan tanggal lahir.
4. NIK.
5. Sekolah asal dan sekolah tujuan.
6. Status mutasi atau perpindahan.
7. Rombongan belajar tempat siswa tercatat.

Pemeriksaan harus menggunakan dokumen yang sah dan informasi sekolah yang dapat dipertanggungjawabkan.

Jika siswa benar-benar pindah sekolah, pastikan dokumen mutasi tersedia.

2. Periksa Data melalui Operator Sekolah

Operator sekolah perlu memeriksa data peserta didik pada aplikasi pengelolaan pendidikan yang digunakan satuan pendidikan.

Lakukan pencocokan antara informasi dalam Dapodik dan data referensi peserta didik.

Pemeriksaan juga perlu membedakan apakah duplikasi terjadi pada tingkat sekolah atau hanya pada penempatan rombongan belajar.

Jangan membuat identitas siswa baru untuk mengatasi duplikasi tanpa terlebih dahulu memeriksa NISN yang sudah dimiliki.

3. Penyelesaian Data Ganda Antar Sekolah

Berdasarkan keterangan resmi Pusdatin, perbaikan peserta didik yang tercatat ganda pada lebih dari satu satuan pendidikan dapat dilakukan melalui VervalPD.

Mekanisme yang dijelaskan mencakup pengajuan klaim peserta didik aktif oleh sekolah tujuan.

Operator sekolah tujuan melengkapi informasi identitas dan asal peserta didik, seperti NPSN sekolah asal, NISN, serta identitas siswa yang diminta sistem.

Operator kemudian menentukan jenis mutasi yang sesuai.

Dokumen pendukung perpindahan juga perlu diunggah sesuai persyaratan.

Pusdatin akan melakukan pemeriksaan terhadap pengajuan tersebut.

4. Dokumen untuk Pengajuan Klaim Siswa Aktif

Dokumen yang dibutuhkan dapat berkaitan dengan status perpindahan atau penerimaan peserta didik.

Contohnya:

• Surat mutasi dari sekolah asal.
• Bukti kelulusan jika relevan.
• Bukti penerimaan pada sekolah tujuan.
• Dokumen pendukung yang ditandatangani pihak sekolah sesuai persyaratan sistem.

Dokumen yang digunakan harus mencerminkan keadaan siswa sebenarnya.

Jangan membuat dokumen perpindahan yang tidak sesuai dengan riwayat pendidikan peserta didik.

Baca Juga: Jangan Lewatkan Pendaftaran TKA dan AN 2026, Cek Dapodik dan Data Peserta Sekarang 

5. Bagaimana Jika Pengajuan Disetujui?

Apabila pengajuan klaim siswa aktif memenuhi kriteria, sistem dapat memproses pengeluaran data ganda dari satuan pendidikan asal sesuai mekanisme yang berlaku.

Sebaliknya, jika pengajuan ditolak, operator perlu memeriksa alasan penolakan.

Perbaikan kemudian dilakukan berdasarkan kekurangan informasi atau dokumen yang ditemukan.

Karena proses ini memerlukan pemeriksaan, operator sebaiknya tidak menganggap bahwa setiap pengajuan akan langsung disetujui.

6. Mengatasi Siswa Ganda dalam Rombongan Belajar

Kasus siswa tercatat dalam lebih dari satu rombongan belajar memiliki langkah penanganan berbeda.

Menurut keterangan Pusdatin, operator satuan pendidikan dapat melakukan pemutakhiran melalui aplikasi Dapodik atau EMIS sesuai kewenangannya.

Operator perlu menentukan rombongan belajar yang benar dan mengeluarkan pencatatan siswa pada rombongan belajar yang tidak sesuai.

Setelah perbaikan dilakukan, proses sinkronisasi dilaksanakan sesuai mekanisme aplikasi.

Pastikan siswa tetap tercatat pada rombongan belajar yang memang menjadi tempat belajarnya.

7. Periksa Hasil Sinkronisasi

Setelah perubahan dilakukan, operator perlu memeriksa kembali status peserta didik.

Perhatikan apakah identitas siswa masih menunjukkan duplikasi atau residu tertentu.

Jika masalah belum selesai, lakukan pemeriksaan pada keterangan sistem dan dokumentasikan kendalanya.

Operator juga dapat menghubungi jalur bantuan resmi apabila memerlukan penyelesaian lanjutan.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

Beberapa tindakan yang perlu dihindari meliputi:

• Menghapus data siswa aktif tanpa verifikasi.
• Membuat NISN baru untuk siswa yang sudah memiliki NISN.
• Mengabaikan dokumen mutasi.
• Mengubah status siswa tanpa memastikan sekolah aktifnya.
• Melakukan sinkronisasi tanpa memeriksa hasil perubahan.

Penanganan data ganda harus mengutamakan keakuratan identitas, kejelasan status peserta didik, serta penggunaan prosedur resmi agar riwayat pendidikan siswa tetap terjaga.