Contoh Berita Acara Serah Terima Barang Sekolah, Lengkap dengan Format dan Lampiran

keboncinta.com- Penerimaan laptop, meja, proyektor, atau perlengkapan sekolah perlu disertai pemeriksaan dan pencatatan. Dokumen yang sering digunakan untuk mencatat penyerahan tersebut adalah berita acara serah terima barang atau BAST.

BAST memuat pihak yang menyerahkan, pihak yang menerima, rincian barang, dan hasil pemeriksaan. Isinya harus mencerminkan keadaan sebenarnya ketika barang diserahkan.

Apa Fungsi BAST Barang Sekolah?

BAST menjadi bukti tertulis bahwa penyerahan dan penerimaan barang telah dilakukan oleh pihak yang tercantum dalam dokumen.

Informasinya membantu sekolah menelusuri asal barang, jumlah yang diterima, kondisi, dan dokumen pendukungnya. BAST juga dapat menjadi bagian dari berkas administrasi pengadaan atau bantuan.

Namun, BAST tidak menggantikan pencatatan inventaris. Setelah penerimaan selesai, barang tetap perlu dicatat sesuai sistem pengelolaan aset yang digunakan sekolah.

Informasi yang Perlu Dicantumkan

Format praktis BAST dapat memuat:

1. Kop atau identitas lembaga.
2. Judul dan nomor dokumen.
3. Tanggal serta tempat serah terima.
4. Identitas dan jabatan kedua pihak.
5. Dasar penyerahan barang.
6. Daftar barang beserta jumlah dan kondisi.
7. Catatan kekurangan atau tindak lanjut.
8. Tanda tangan pihak terkait.

Pihak penerima sebaiknya merupakan orang yang mendapat kewenangan. Jangan mencantumkan nama seseorang sebagai penerima apabila orang tersebut tidak melakukan atau tidak berwenang atas penerimaan.

Baca Juga: Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar Sekolah serta Cara Mengisinya 

Contoh Naskah BAST

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Nomor: [nomor sesuai administrasi]

Pada tanggal [tanggal], bertempat di [lokasi], telah dilakukan serah terima barang antara:

Pihak Pertama
Nama: [nama pihak yang menyerahkan]
Jabatan: [jabatan]
Instansi/perusahaan: [nama instansi]

Pihak Kedua
Nama: [nama pihak yang menerima]
Jabatan: [jabatan]
Sekolah: [nama sekolah]

Pihak Pertama menyerahkan kepada Pihak Kedua barang yang tercantum dalam Lampiran I. Jumlah, spesifikasi, kelengkapan, dan kondisi barang telah diperiksa dengan hasil sebagaimana dicatat pada lampiran tersebut.

Catatan pemeriksaan dan tindak lanjut: [isi sesuai hasil pemeriksaan].

Berita acara ini dibuat sebagai bukti pelaksanaan serah terima barang.

Pihak Pertama: [nama dan tanda tangan]
Pihak Kedua: [nama dan tanda tangan]

Naskah ini merupakan contoh umum. Untuk pengadaan atau bantuan tertentu, gunakan format yang ditetapkan penyelenggara atau sistem terkait.

Contoh Lampiran Daftar Barang

Lampiran I — Daftar dan Hasil Pemeriksaan Barang

Jika terdapat barang rusak atau belum diterima, tambahkan kolom tersendiri. Jangan menuliskan seluruh barang dalam kondisi baik apabila pemeriksaan menunjukkan keadaan berbeda.

Lampiran Pendukung yang Dapat Disiapkan

Dokumen pendukung dapat berupa daftar nomor seri, foto barang, hasil uji fungsi, surat jalan, dan dokumen pesanan atau bantuan.

Pastikan judul lampiran dan nomor BAST saling sesuai. Foto sebaiknya menunjukkan barang dan kondisinya, termasuk bagian bermasalah apabila ditemukan kerusakan.

Pemeriksaan Sebelum Penandatanganan

Cocokkan nama barang, spesifikasi, jumlah, serta kelengkapannya dengan dokumen acuan. Untuk perangkat elektronik, lakukan pemeriksaan fungsi sesuai kebutuhan dan prosedur penerimaan.

Baca Juga: Contoh Surat Keterangan Aktif Sekolah untuk Beasiswa dan Administrasi, Lengkap dengan Cara Membuatnya 

Dalam transaksi SIPLah, sekolah menggunakan formulir BAST yang disediakan sistem setelah memvalidasi penerimaan barang. Contoh manual tidak menggantikan formulir tersebut.

Tanggal dokumen, hasil pemeriksaan, dan tanda tangan perlu diperiksa kembali. Setelah selesai, simpan BAST bersama lampiran dan teruskan informasi barang kepada petugas inventaris.