Contoh Buku Inventaris Perpustakaan Madrasah agar Koleksi Tidak Mudah Hilang

Buku yang sedang dipinjam tetap tercatat sebagai koleksi milik perpustakaan. Status peminjamannya harus diperiksa melalui catatan sirkulasi, bukan langsung dianggap hilang.

Baca Juga: Syarat Pindah Sekolah di Tengah Semester: Dokumen dan Persiapan Orang Tua 

Cara Melakukan Stock Opname

Stock opname atau cacah ulang adalah kegiatan menghitung kembali koleksi fisik dan mencocokkannya dengan daftar inventaris. Istilah ini juga digunakan dalam standar perpustakaan sekolah/madrasah Perpusnas.

Lakukan pemeriksaan menurut jadwal yang ditetapkan lembaga. Periksa setiap rak, cocokkan nomor inventaris, lalu bedakan buku tersedia, dipinjam, sedang diperbaiki, dan belum ditemukan. Catat selisih untuk ditelusuri sebelum menentukan tindak lanjut.

Jika koleksi belum ditemukan, periksa bukti peminjaman, lokasi rak lain, dan catatan pemindahan. Jangan langsung menghapus entri atau menyatakan buku hilang tanpa pemeriksaan.

Menangani Buku Rusak atau Hilang

Untuk buku rusak, tulis kondisi dan keputusan perawatannya, misalnya diperbaiki atau untuk sementara tidak dipinjamkan. Jika buku benar-benar hilang, buat berita acara atau catatan pemeriksaan sesuai prosedur madrasah.

Petugas tidak boleh menghapus riwayat inventaris begitu saja. Perubahan seperti penggantian, penghapusan koleksi, atau penyesuaian nilai aset harus mengikuti persetujuan dan tata kelola yang berlaku.

Buku Manual atau Spreadsheet?

Buku tulis khusus cocok untuk koleksi kecil, tetapi pencarian dan pembaruan membutuhkan waktu. Spreadsheet memudahkan penyaringan berdasarkan judul, sumber, rak, dan status. Gunakan format tanggal seragam, batasi hak edit, serta lakukan pencadangan berkala.

Hindari menggabungkan beberapa buku dalam satu baris tanpa kejelasan nomor eksemplar. Jangan pula menjadikan inventaris sebagai satu-satunya bukti pembayaran atau menggantikan pembukuan aset yang disyaratkan lembaga.

Agar pekerjaan lebih ringan, perpustakaan dapat menetapkan waktu pemeriksaan koleksi baru setiap pekan. Cocokkan buku inventaris dengan rak sebelum layanan dibuka. Bila menggunakan aplikasi, pastikan nomor inventaris yang tercetak pada buku sama dengan catatan digital. Susun daftar pekerjaan sederhana agar pergantian petugas tidak membuat pencatatan terputus dan buku tetap mudah ditelusuri.