Contoh Formulir Peminjaman Sarana Sekolah dan Catatan Pengembaliannya

keboncinta.com- Proyektor, pengeras suara, laptop, dan perlengkapan olahraga sering dipakai bergantian dalam kegiatan sekolah. Pencatatan peminjaman membantu petugas mengetahui siapa yang menggunakan barang, lokasi pemakaian, dan waktu pengembaliannya.

Formulir peminjaman sebaiknya dilengkapi catatan pengembalian. Dengan demikian, sekolah dapat membandingkan jumlah, kondisi, dan kelengkapan barang ketika diserahkan dengan saat diterima kembali.

Apa Fungsi Formulir Peminjaman?

Formulir peminjaman mencatat penggunaan sementara sarana sekolah oleh pihak yang memperoleh izin.

Dokumen ini membantu mengatur jadwal, mencegah benturan pemakaian, dan menelusuri barang yang belum kembali. Pencatatan juga memudahkan petugas pengganti memahami posisi barang.

Formulir dapat digunakan untuk peminjaman oleh guru, tenaga kependidikan, atau penanggung jawab kegiatan siswa sesuai aturan sekolah.

Identitas Barang Harus Jelas

Nama barang saja terkadang tidak cukup. Sekolah mungkin memiliki beberapa proyektor dengan bentuk serupa.

Karena itu, tuliskan kode inventaris atau nomor seri apabila tersedia. Sertakan pula jumlah dan aksesori yang ikut dipinjam.

Misalnya, satu paket proyektor terdiri atas unit utama, remote, kabel listrik, kabel penghubung, dan tas. Kelengkapan tersebut perlu dicatat agar pemeriksaan pengembalian lebih mudah.

Baca Juga: Cara Membuat Buku Induk Siswa yang Rapi, Lengkap dengan Contoh Kolomnya 

Contoh Formulir Peminjaman

FORMULIR PEMINJAMAN SARANA SEKOLAH

Nomor formulir: [isi]
Nama peminjam: [isi]
Jabatan/kelas: [isi]
Penanggung jawab kegiatan: [isi]
Keperluan: [isi]
Lokasi penggunaan: [isi]
Tanggal dan jam pengambilan: [isi]
Batas pengembalian: [isi]

Pernyataan peminjam:

“Saya akan menggunakan sarana sesuai keperluan yang disetujui, menjaga kelengkapannya, dan mengembalikan sesuai jadwal. Kendala atau kerusakan akan saya laporkan kepada petugas.”

Peminjam: [nama dan tanda tangan]
Petugas penyerahan: [nama dan tanda tangan]
Persetujuan: [pihak berwenang sesuai aturan sekolah]

Cara Mengisi dan Menyerahkan Barang

Pastikan jadwal penggunaan telah disetujui. Petugas dan peminjam kemudian memeriksa barang bersama sebelum penyerahan.

Tuliskan kondisi awal secara spesifik. Keterangan seperti “baik” dapat dilengkapi hasil uji fungsi dan catatan fisik yang relevan.

Apabila sudah terdapat goresan, kabel bermasalah, atau aksesori tidak lengkap, catat sejak awal. Jangan menunda pencatatan sampai barang dikembalikan.

Baca Juga: Contoh Modul Ajar Pembelajaran Berdiferensiasi untuk SD Lengkap dengan Langkah Penyusunan 

Peminjam perlu memperoleh salinan atau akses terhadap catatan yang sama agar kedua pihak memahami barang yang diserahkan.

Contoh Catatan Pengembalian

Tambahkan nama dan tanda tangan peminjam serta petugas penerima pengembalian.

Jika Barang Terlambat atau Bermasalah

Hubungi peminjam dan catat perubahan jadwal. Perpanjangan peminjaman sebaiknya mendapat persetujuan agar tidak mengganggu kegiatan berikutnya.

Jika ditemukan kerusakan, dokumentasikan kondisi dan lakukan pemeriksaan. Jangan langsung menyimpulkan penyebab atau menetapkan penggantian sebelum fakta diperiksa sesuai aturan sekolah.

Petugas dapat menandai status barang sebagai tersedia, dipinjam, atau menunggu perbaikan. Status tersebut diperbarui setelah pemeriksaan pengembalian selesai.