Dokumen Beasiswa Luar Negeri: Kapan Perlu Legalisasi dan Terjemahan Tersumpah?

keboncinta.com- Mempersiapkan dokumen beasiswa luar negeri bukan hanya soal mengumpulkan ijazah, transkrip nilai, paspor, dan surat rekomendasi. Ada persyaratan administratif yang sering membingungkan calon mahasiswa, yaitu legalisasi dokumen dan terjemahan tersumpah.

Sebagian pelamar menganggap seluruh dokumen berbahasa Indonesia harus diterjemahkan dan dilegalisasi sebelum mendaftar. Padahal, ketentuan tersebut tidak selalu berlaku untuk semua negara, universitas, atau program beasiswa.

Ada program yang menerima dokumen hasil pemindaian pada tahap seleksi awal. Namun, terdapat pula universitas yang meminta salinan resmi, terjemahan tersertifikasi, atau pengesahan tambahan sebelum mahasiswa melakukan registrasi.

Lantas, kapan dokumen beasiswa luar negeri perlu dilegalisasi, kapan membutuhkan terjemahan tersumpah, dan bagaimana cara mengurusnya?

Apa Itu Legalisasi Dokumen Beasiswa Luar Negeri?

Legalisasi merupakan proses pengesahan dokumen atau unsur keasliannya oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Dalam konteks pendaftaran beasiswa luar negeri, istilah legalisasi dapat merujuk pada beberapa proses berbeda.

Pertama, pengesahan salinan ijazah atau transkrip nilai oleh sekolah maupun perguruan tinggi penerbit. Proses ini biasanya dilakukan untuk menyatakan bahwa salinan sesuai dengan dokumen yang diterbitkan.

Kedua, legalisasi dokumen untuk digunakan di negara lain melalui lembaga yang berwenang.

Ketiga, pengesahan melalui mekanisme apostille bagi dokumen yang memenuhi ketentuan Konvensi Apostille.

Ketiga proses tersebut tidak selalu dapat saling menggantikan. Calon mahasiswa harus membaca persyaratan penerima dokumen untuk mengetahui jenis pengesahan yang diminta.

Baca Juga: Kemenkes Buka Beasiswa Penuh Tenaga Kesehatan 2026, Pendaftaran hingga 30 Oktober dan Ada Biaya Hidup 

Apa Itu Terjemahan Tersumpah?

Terjemahan tersumpah adalah hasil penerjemahan dokumen oleh penerjemah yang telah memperoleh kewenangan melalui proses pengangkatan dan pengambilan sumpah sesuai ketentuan.

Di Indonesia, profesi penerjemah tersumpah berada dalam pembinaan Kementerian Hukum.

Berdasarkan informasi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, penerjemah tersumpah memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan terjemahan dokumen resmi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dokumen yang sering memerlukan layanan penerjemahan meliputi ijazah, transkrip nilai, akta kelahiran, surat keterangan, dan dokumen administrasi lainnya.

Namun, istilah certified translation yang digunakan lembaga luar negeri tidak selalu mempunyai persyaratan yang sama dengan terjemahan tersumpah di Indonesia.

Ada lembaga yang menerima terjemahan resmi dari universitas atau penerjemah profesional dengan pernyataan akurasi. Ada pula yang secara khusus meminta penerjemah tersumpah.

Oleh karena itu, pelamar perlu memastikan standar penerjemahan yang diterima oleh lembaga tujuan.

Kapan Dokumen Beasiswa Perlu Dilegalisasi?

1. Ketika Universitas Meminta Salinan Dokumen yang Disahkan

Beberapa universitas meminta certified true copy, yaitu salinan dokumen yang telah dinyatakan sesuai dengan aslinya oleh pihak berwenang.

Sebagai contoh, universitas mungkin meminta salinan ijazah yang telah disahkan oleh perguruan tinggi penerbit.

Pelamar dapat menghubungi bagian akademik atau administrasi kampus untuk mengetahui layanan pengesahan yang tersedia.

Namun, apabila universitas hanya meminta salinan digital dari dokumen asli, legalisasi tambahan belum tentu diperlukan.

2. Ketika Pendaftaran Memasuki Tahap Verifikasi Akhir

Pada beberapa program, dokumen hasil pemindaian dapat digunakan untuk seleksi administrasi.

Persyaratan salinan tersertifikasi baru diberlakukan pada tahap berikutnya, misalnya setelah kandidat dinyatakan lolos seleksi atau saat registrasi universitas.

Contohnya, dalam panduan DAAD Study Scholarships untuk program magister, pelamar dapat mengunggah hasil pemindaian dokumen yang belum disertifikasi.

Meski demikian, DAAD tetap memiliki kewenangan meminta salinan tersertifikasi apabila diperlukan.

Artinya, calon mahasiswa tidak selalu harus mengeluarkan biaya legalisasi pada awal pendaftaran.

Baca Juga: Kabar Baik! Kuota Beasiswa Al-Azhar Mesir Berpeluang Ditambah, Kemenag Juga Siapkan Skema Double Degree 

3. Ketika Dokumen Akan Digunakan Secara Resmi di Negara Tujuan

Beberapa dokumen yang diterbitkan di Indonesia mungkin memerlukan pengesahan untuk digunakan oleh otoritas negara lain.

Jenis pengesahannya bergantung pada negara tujuan, sifat dokumen, dan ketentuan lembaga penerima.

Dalam situasi tertentu, mekanisme apostille dapat digunakan. Namun, apabila mekanisme tersebut tidak berlaku, pemohon mungkin harus mengikuti proses legalisasi lain yang ditetapkan.

Apa Itu Apostille dan Apa Bedanya dengan Legalisasi?

Apostille merupakan bentuk sertifikasi yang digunakan untuk mempermudah pemakaian dokumen publik di antara negara-negara yang terikat Konvensi Apostille 1961.

Menurut Hague Conference on Private International Law atau HCCH, mekanisme ini menggantikan proses legalisasi diplomatik atau konsuler tradisional untuk dokumen yang termasuk dalam cakupan konvensi.

Di Indonesia, layanan apostille diselenggarakan melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum.

Apostille berkaitan dengan autentikasi asal dokumen, seperti tanda tangan, kapasitas pejabat penandatangan, serta cap atau segel yang digunakan.

Apostille bukan jaminan bahwa isi dokumen benar secara substantif, bukan pengakuan kesetaraan ijazah, dan bukan pengganti terjemahan.

Pelamar perlu memeriksa apakah negara tujuan menerima apostille dari Indonesia dan apakah lembaga yang dituju benar-benar mewajibkannya.

Kapan Ijazah dan Transkrip Harus Diterjemahkan?

Terjemahan biasanya diperlukan ketika dokumen asli menggunakan bahasa yang tidak diterima oleh universitas atau program beasiswa tujuan.

Sebagai contoh, ijazah berbahasa Indonesia mungkin perlu diterjemahkan ke bahasa Inggris apabila universitas mensyaratkan seluruh dokumen akademik tersedia dalam bahasa Inggris.

Namun, tidak semua lembaga mensyaratkan terjemahan tersumpah.

Dalam panduan beasiswa magister DAAD, dokumen yang diserahkan dalam bahasa nasional harus disertai terjemahan bahasa Jerman atau Inggris. Persyaratan sertifikasi dokumennya tetap mengikuti ketentuan program yang bersangkutan.

Sebaliknya, panduan resmi Chevening menyebutkan bahwa ijazah sarjana resmi yang diminta pada tahap wawancara beasiswa tidak harus diterjemahkan ke bahasa Inggris.

Ketentuan Chevening tersebut berlaku untuk dokumen yang diminta oleh penyelenggara beasiswa pada tahapan terkait. Universitas tujuan tetap dapat mempunyai aturan berbeda.

Baca Juga: Ingin Kuliah S3 di Luar Negeri? Cek Syarat dan Dokumen yang Wajib Disiapkan untuk Beasiswa Ini

Dokumen Apa Saja yang Berpotensi Memerlukan Terjemahan?

Tidak ada daftar universal yang berlaku untuk seluruh pendaftar. Namun, beberapa dokumen berikut sering memerlukan pemeriksaan bahasa dan persyaratan pengesahan:

1. Ijazah pendidikan terakhir, untuk membuktikan kualifikasi akademik.
2. Transkrip nilai, untuk memperlihatkan mata kuliah dan hasil studi.
3. Surat keterangan lulus, terutama bagi pelamar yang ijazahnya belum terbit.
4. Akta kelahiran, apabila diminta untuk keperluan identitas atau administrasi tertentu.
5. Surat keterangan kerja, jika menjadi bagian dari persyaratan beasiswa.
6. Dokumen keluarga atau perkawinan, apabila diperlukan untuk pengurusan administrasi keluarga atau visa.
7. Surat keterangan lainnya, sesuai kebutuhan universitas dan otoritas negara tujuan.

Dokumen yang sudah diterbitkan secara resmi dalam bahasa Inggris atau dalam format dwibahasa mungkin tidak perlu diterjemahkan kembali, sepanjang lembaga penerima menyetujuinya.

Cara Mengurus Apostille untuk Dokumen Pendidikan

Pelamar yang memerlukan apostille dapat memulai proses dengan memeriksa ketentuan pada layanan resmi Kementerian Hukum.

Berikut tahapan umum yang dapat dilakukan.

Periksa Persyaratan Negara Tujuan

Pastikan negara tujuan termasuk pihak yang memberlakukan Konvensi Apostille dengan Indonesia untuk penggunaan dokumen yang bersangkutan.

Daftar negara dan informasi konvensi dapat diperiksa melalui website resmi HCCH.

Selain itu, konfirmasikan kepada universitas atau lembaga penerima apakah dokumen perlu apostille.

Siapkan Dokumen dan Data Pendukung

Pastikan ijazah, transkrip, atau dokumen lainnya memiliki informasi yang jelas.

Periksa nama pemilik, tanggal penerbitan, tanda tangan pejabat, serta cap instansi apabila tercantum.

Dokumen dengan data yang tidak konsisten sebaiknya diperbaiki melalui instansi penerbit sebelum pengajuan pengesahan.

Ajukan Melalui Portal AHU

Permohonan legalisasi atau apostille dapat dimulai melalui portal resmi Layanan AHU Kementerian Hukum.

Pilih layanan yang sesuai, kemudian ikuti petunjuk pengajuan, pengisian data, pengunggahan dokumen, dan proses verifikasi yang tersedia.

Setelah permohonan disetujui, ikuti instruksi pembayaran dan penerbitan sertifikat yang berlaku.

Persyaratan teknis, tarif, dan mekanisme pelayanan perlu diperiksa kembali melalui portal resmi karena dapat mengalami perubahan.

Mana yang Harus Diurus Lebih Dulu, Apostille atau Terjemahan Tersumpah?

Urutan pengerjaan dapat berbeda tergantung pada persyaratan negara dan lembaga penerima.

Ada lembaga yang meminta dokumen asli terlebih dahulu mendapatkan apostille, kemudian seluruh bagian yang relevan diterjemahkan.

Ada pula prosedur yang memerlukan pengesahan terhadap dokumen terjemahan itu sendiri.

Karena itu, jangan langsung mengurus keduanya tanpa memastikan ketentuan tujuan.

Apabila informasi di website belum jelas, pelamar dapat menghubungi bagian penerimaan mahasiswa internasional atau penyelenggara beasiswa untuk menanyakan urutan proses yang diterima.

Apakah Dokumen untuk Visa Juga Harus Diterjemahkan?

Persyaratan dokumen untuk visa dapat berbeda dari persyaratan pendaftaran beasiswa.

Sebagai contoh, berdasarkan panduan pemerintah Inggris untuk Student Visa, dokumen pendukung yang tidak menggunakan bahasa Inggris atau Welsh harus disertai terjemahan tersertifikasi.

Terjemahan tersebut harus memuat keterangan akurasi, tanggal penerjemahan, identitas dan tanda tangan penerjemah atau perwakilan perusahaan penerjemahan, serta informasi kontak yang dapat diverifikasi.

Namun, hal itu tidak berarti semua visa pelajar di berbagai negara mensyaratkan format yang sama.

Setiap negara memiliki peraturan imigrasi tersendiri sehingga informasi resmi kedutaan atau otoritas imigrasi harus menjadi acuan.

Baca Juga: Beasiswa SEARCA 2027/2028 Dibuka untuk WNI, Kuliah S2-S3 di 6 Kampus Asia Tenggara

Tips Menyiapkan Dokumen Beasiswa agar Tidak Salah Prosedur

Pelamar sebaiknya membuat daftar persyaratan berdasarkan setiap tahapan pendaftaran.

Pisahkan kebutuhan untuk seleksi beasiswa, pendaftaran universitas, verifikasi akademik, serta pengurusan visa.

Jangan menganggap bahwa dokumen yang diterima oleh penyelenggara beasiswa otomatis akan diterima oleh seluruh universitas atau otoritas imigrasi.

Simpan dokumen asli di tempat aman dan buat salinan digital berkualitas baik. Berikan nama berkas yang jelas, misalnya Ijazah_S1_Nama.pdf atau Transkrip_English_Nama.pdf.

Perhatikan pula konsistensi penulisan nama, tanggal lahir, dan informasi pendidikan pada setiap dokumen.

Jika terdapat perbedaan data antara ijazah dan paspor, tanyakan prosedur koreksinya kepada instansi penerbit atau lembaga penerima sebelum menyerahkan dokumen.

Calon mahasiswa juga perlu memperhitungkan waktu pengurusan terjemahan dan pengesahan. Proses verifikasi dapat memerlukan waktu tambahan, terutama jika terdapat masalah administrasi.

Baca Juga: Kuliah ke Luar Negeri Bukan Soal Pintar, Ini yang Harus Dipersiapkan Sejak Dini

Hal yang paling penting adalah memeriksa instruksi resmi sebelum mengeluarkan biaya untuk legalisasi, apostille, atau jasa penerjemah.

Dengan memahami perbedaan ketiga proses tersebut, pelamar dapat mempersiapkan dokumen secara lebih efisien, menghindari pengurusan yang tidak diperlukan, serta mengurangi risiko kesalahan administrasi ketika mengikuti seleksi beasiswa luar negeri.