Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Word dan PDF Menggunakan HP atau Laptop

KebonCinta.com – Menandatangani surat izin, formulir sekolah, atau dokumen pekerjaan kini tidak selalu memerlukan printer. Pengguna bisa memasukkan gambar tanda tangan ke Word atau menandai PDF melalui HP dan laptop. Namun, gambar tanda tangan berbeda dari tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi yang dilengkapi mekanisme autentikasi. Perbedaan ini penting sebelum dokumen dikirim.

Apa Bedanya Gambar Tanda Tangan dan TTE?

Gambar tanda tangan adalah foto atau hasil pindai coretan tangan yang ditempel pada halaman. Cara ini membuat dokumen terlihat sudah ditandatangani, tetapi gambar saja tidak membuktikan siapa yang menandatangani atau apakah isi file telah berubah.

PP Nomor 71 Tahun 2019 membedakan TTE tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. TTE tersertifikasi memerlukan sertifikat elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia serta perangkat pembuat tanda tangan yang memenuhi persyaratan. Tidak setiap gambar tanda tangan otomatis memenuhi persyaratan TTE, dan TTE tidak tersertifikasi juga tidak otomatis tanpa kekuatan hukum; penilaiannya bergantung pada persyaratan serta pembuktiannya.

Cara Membuat Gambar Tanda Tangan

1. Tulis tanda tangan sendiri pada kertas putih menggunakan tinta gelap.
2. Foto dengan kamera HP dalam cahaya cukup, tanpa bayangan.
3. Pangkas gambar agar bagian kosong tidak terlalu luas.
4. Simpan dalam format PNG atau JPG pada perangkat pribadi.
5. Bila perlu, hapus latar belakang menggunakan aplikasi yang tepercaya.

Jangan memakai gambar tanda tangan orang lain tanpa izin. Hindari mengunggah tanda tangan pribadi ke situs yang tidak jelas kebijakan privasinya.

Baca Juga: Cara Scan KTP, Ijazah, dan Dokumen Menjadi PDF Menggunakan HP 

Menambahkan Tanda Tangan di Word lewat Laptop

Microsoft mendukung penyisipan tanda tangan hasil pindai sebagai gambar. Buka dokumen Word, tempatkan kursor pada bagian tanda tangan, lalu pilih Sisipkan > Gambar. Ambil file PNG atau JPG tadi, atur ukuran dan pemotongannya, lalu letakkan di atas nama penandatangan.

Bila posisi sulit dipindahkan, periksa pilihan tata letak atau pembungkusan teks pada gambar. Setelah semua isi diperiksa, simpan dokumen. Anda dapat mengekspor salinan menjadi PDF agar tampilannya lebih stabil ketika dibagikan.

Perintah Baris Tanda Tangan di Word desktop berbeda dari sekadar menempelkan gambar; dengan dukungan identitas digital yang sesuai, fitur tersebut dapat digunakan untuk tanda tangan digital berbasis sertifikat.

Menambahkan Tanda Tangan Word lewat HP

Buka file pada aplikasi Microsoft Word di Android atau iPhone, aktifkan mode edit, kemudian tempatkan kursor pada bagian tanda tangan. Cari menu Sisipkan > Gambar/Foto, pilih gambar tanda tangan dari galeri, lalu sesuaikan ukurannya.

Nama menu bergantung pada versi aplikasi. Microsoft menyatakan Word seluler dapat menyisipkan gambar, tetapi tidak menyediakan semua kemampuan tanda tangan digital versi desktop. Simpan salinan dan periksa kembali hasilnya sebelum mengirim.

Cara Menandatangani PDF lewat HP

Gunakan aplikasi Adobe Acrobat pada HP untuk cara praktis:

1. Buka file PDF yang ingin ditandatangani.
2. Pilih Fill & Sign / Isi dan Tanda Tangani.
3. Buka Signature > Add signature, lalu gambar tanda tangan dengan jari atau pilih gambar.
4. Ketuk Done/Selesai, tempatkan tanda tangan di bagian yang diminta.
5. Atur ukuran dan periksa seluruh halaman sebelum menyimpan.

Adobe menjelaskan bahwa tanda tangan pada fitur ini dapat menjadi permanen setelah disimpan. Simpan salinan dokumen awal untuk berjaga-jaga. Fill & Sign bukan otomatis TTE tersertifikasi Indonesia.

Baca Juga: Cara Mengecilkan Ukuran PDF untuk Pendaftaran tanpa Membuat Tulisan Buram 

Cara Menandatangani PDF lewat Laptop

Di Adobe Acrobat Reader, buka PDF dan pilih alat Fill & Sign atau Sign. Buat tanda tangan dengan mengetik, menggambar, atau memasukkan gambar; kemudian letakkan pada kolom yang tersedia dan simpan hasilnya.

Jika lembaga meminta dokumen resmi bertanda tangan kriptografis, gunakan alur tanda tangan digital berbasis sertifikat, bukan sekadar Fill & Sign. Pada Acrobat desktop terdapat fitur Use a certificate > Digitally sign, yang memakai identitas digital sesuai persyaratan.

Kapan Harus Menggunakan TTE Tersertifikasi?

Periksa persyaratan penerima dokumen. Untuk lembar internal yang menerima gambar tanda tangan, metode sederhana mungkin cukup.