Cara Menyusun Jadwal Pelajaran dan Pembagian Tugas Mengajar Guru, Lengkap dengan Contoh Format

KebonCinta.com – Penyusunan jadwal pelajaran dan pembagian tugas mengajar merupakan pekerjaan penting yang perlu diselesaikan sekolah sebelum kegiatan pembelajaran dimulai. Kedua dokumen tersebut membantu memastikan setiap kelas memperoleh layanan pembelajaran sesuai kurikulum dan setiap guru mendapat penugasan yang jelas.

Namun, menyusun jadwal pelajaran tidak cukup hanya menempatkan mata pelajaran ke dalam tabel hari Senin hingga Jumat.

Wakil kepala sekolah bidang kurikulum atau wakasek kurikulum perlu memperhatikan jumlah rombongan belajar (rombel), alokasi jam pelajaran, ketersediaan guru, beban kerja, fasilitas, dan berbagai kegiatan akademik lainnya.

Kesalahan dalam penyusunan dapat menyebabkan seorang guru dijadwalkan mengajar dua kelas pada waktu bersamaan, jumlah jam pelajaran tidak sesuai struktur kurikulum, atau penggunaan ruang laboratorium saling berbenturan.

Selain itu, pembagian tugas mengajar yang tidak diperiksa dengan baik dapat menimbulkan persoalan administratif, termasuk ketidaksesuaian antara surat keputusan penugasan, jadwal pelajaran, dan data dalam sistem pendataan sekolah.

Karena itu, penyusunan jadwal perlu dilakukan secara sistematis, mulai dari pemetaan kebutuhan hingga pemeriksaan akhir sebelum ditetapkan.

Berikut panduan lengkap menyusun jadwal pelajaran dan pembagian tugas mengajar guru, dilengkapi contoh perhitungan, format administrasi, serta SOP yang dapat disesuaikan dengan kondisi sekolah.

Apa Perbedaan Jadwal Pelajaran dan Pembagian Tugas Mengajar?

Jadwal pelajaran dan pembagian tugas mengajar merupakan dua dokumen yang saling berkaitan, tetapi memiliki fungsi berbeda.

Pembagian tugas mengajar menjelaskan guru yang ditugaskan mengampu mata pelajaran tertentu, kelas yang diajar, serta jumlah jam pembelajaran berdasarkan penugasan yang ditetapkan.

Sementara itu, jadwal pelajaran menunjukkan kapan mata pelajaran tersebut dilaksanakan, di kelas mana, dan oleh guru yang bertanggung jawab.

Sebagai contoh, seorang guru Matematika mendapat penugasan mengajar kelas VII-A, VII-B, VIII-A, VIII-B, IX-A, dan IX-B.

Pembagian tugas mengajar menunjukkan keenam kelas tersebut menjadi tanggung jawab guru yang bersangkutan.

Adapun jadwal pelajaran menjelaskan hari dan jam pelaksanaan pembelajaran pada setiap kelas.

Dengan demikian, pembagian tugas mengajar sebaiknya dirancang sebelum penyusunan jadwal rinci.

Sekolah juga perlu memastikan keduanya sesuai dengan Kurikulum Satuan Pendidikan (KSP) dan struktur kurikulum yang berlaku.

Dasar Hukum Penyusunan Jadwal dan Beban Mengajar Guru

Terdapat beberapa regulasi yang perlu dipahami oleh wakasek kurikulum.

1. Permendikdasmen Nomor 13 Tahun 2025

Peraturan ini mengubah sebagian ketentuan Permendikbudristek Nomor 12 Tahun 2024 tentang Kurikulum.

Lampirannya memuat struktur kurikulum dan alokasi waktu pembelajaran berdasarkan jenjang pendidikan.

2. Permendikdasmen Nomor 11 Tahun 2025

Peraturan ini mengatur pemenuhan beban kerja guru, termasuk pelaksanaan pembelajaran, pembimbingan, tugas tambahan, serta ketentuan jumlah jam tatap muka.

3. Kepmendikdasmen Nomor 221/P/2025

Keputusan ini memuat petunjuk teknis pemenuhan beban kerja guru, termasuk tata cara perhitungan, tugas tambahan, ekuivalensi, dan pengecualian tertentu.

4. Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025

Peraturan ini mengatur Standar Pengelolaan pendidikan, termasuk perencanaan bidang kurikulum dan pembelajaran.

Ketentuan tersebut menjadi dasar bagi sekolah untuk menyusun jadwal berdasarkan kebutuhan nyata, bukan semata-mata membagi jam secara merata.

Untuk madrasah, pengaturan kurikulum dan beban kerja guru juga harus diperiksa berdasarkan ketentuan khusus Kementerian Agama yang berlaku.

Langkah 1: Identifikasi Jumlah Rombongan Belajar

Tahap pertama adalah memastikan jumlah rombongan belajar yang akan dilayani.

Wakasek kurikulum perlu mengetahui jumlah kelas pada setiap jenjang, jumlah peserta didik, serta fasilitas yang tersedia.

Sebagai contoh, sebuah SMP mempunyai enam rombongan belajar.

Data ini menjadi dasar perhitungan kebutuhan jam pelajaran dan jumlah guru.

Apabila sekolah mempunyai kelas tambahan, jumlah kebutuhan jam juga akan berubah.

Wakasek kurikulum perlu memastikan data rombel sesuai dengan dokumen sekolah dan sistem pendataan yang berlaku.

Jangan menyusun jadwal berdasarkan jumlah kelas tahun sebelumnya tanpa memeriksa kondisi tahun pelajaran berjalan.

Langkah 2: Periksa Struktur Kurikulum dan Alokasi JP

Langkah berikutnya adalah memeriksa alokasi waktu setiap mata pelajaran.

Dalam struktur Kurikulum Merdeka berdasarkan Permendikdasmen Nomor 13 Tahun 2025, alokasi waktu SMP kelas VII–VIII menggunakan asumsi 36 minggu pembelajaran per tahun, sedangkan kelas IX menggunakan asumsi 32 minggu.

Pada jenjang SMP, satu Jam Pelajaran (JP) berdurasi 40 menit.

Sebagai contoh, alokasi intrakurikuler Matematika kelas VII–VIII adalah 144 JP per tahun.

Jika dibagi dengan 36 minggu, hasilnya:

144 JP ÷ 36 minggu = 4 JP per minggu.

Sementara itu, Bahasa Indonesia memiliki alokasi 180 JP per tahun.

180 JP ÷ 36 minggu = 5 JP per minggu.

Perhitungan serupa dapat digunakan untuk mengetahui kebutuhan intrakurikuler mata pelajaran lainnya.

Contoh Alokasi Intrakurikuler SMP Kelas VII–VIII

Tabel tersebut merujuk pada alokasi intrakurikuler mata pelajaran wajib SMP kelas VII–VIII dalam struktur Kurikulum Merdeka.

Jumlah tersebut belum memasukkan alokasi kokurikuler, mata pelajaran pilihan, muatan lokal, atau penambahan tertentu yang diselenggarakan sesuai ketentuan.

Alokasi kokurikuler pada struktur tersebut merupakan alokasi tahunan yang perlu direncanakan secara tersendiri. Sekolah tidak boleh langsung menjumlahkannya sebagai jam tatap muka intrakurikuler reguler seluruh guru.

Mata pelajaran pilihan Koding dan Kecerdasan Artifisial, misalnya, dapat disediakan sesuai sumber daya dan pilihan peserta didik dengan ketentuan alokasi yang berlaku.

Sekolah perlu memeriksa struktur kurikulum yang benar-benar diterapkannya sebelum menentukan jadwal final.

Langkah 3: Hitung Kebutuhan Jam Mengajar Setiap Mata Pelajaran

Setelah mengetahui jumlah rombel dan alokasi JP, wakasek kurikulum dapat menghitung total kebutuhan jam.

Rumus dasarnya:

Kebutuhan JP = Jumlah rombel × Alokasi JP mata pelajaran per rombel.

Sebagai contoh, sebuah SMP memiliki enam rombel yang terdiri atas dua kelas VII, dua kelas VIII, dan dua kelas IX.

Jika Matematika dialokasikan 4 JP intrakurikuler per minggu pada masing-masing rombel, maka:

6 rombel × 4 JP = 24 JP per minggu.

Artinya, terdapat kebutuhan 24 JP pembelajaran Matematika dalam jadwal mingguan sekolah tersebut.

Perhitungan ini belum menentukan siapa yang akan mengajar. Angka tersebut menunjukkan jumlah kebutuhan layanan pembelajaran.

Contoh Matriks Kebutuhan Jam

Contoh tersebut menggunakan alokasi mingguan intrakurikuler yang sama untuk mata pelajaran yang ditampilkan pada kelas VII, VIII, dan IX.

Perhitungan kebutuhan harus dilakukan terhadap seluruh mata pelajaran, bukan hanya mata pelajaran tertentu.

Jika terdapat pilihan mata pelajaran, muatan lokal, atau pengaturan pembelajaran khusus, sekolah perlu menambahkannya sesuai ketentuan yang benar-benar diterapkan.

Langkah 4: Petakan Ketersediaan dan Kompetensi Guru

Setelah kebutuhan jam dihitung, wakasek kurikulum perlu menyiapkan daftar guru.

Data yang diperiksa dapat meliputi nama guru, mata pelajaran yang diampu, kompetensi dan kualifikasi yang relevan, status penugasan, serta ketersediaan waktu mengajar.

Wakasek juga perlu mengetahui apakah guru mempunyai tugas tambahan tertentu.

Misalnya, seorang guru Matematika sekaligus mendapatkan penugasan sebagai wakil kepala sekolah.

Kondisi tersebut harus diperhatikan ketika menentukan distribusi pembelajaran.

Contoh matriks awal:

Seluruh nama dan penugasan pada tabel merupakan contoh ilustratif.

Pembagian tersebut belum otomatis memenuhi ketentuan beban kerja setiap guru.

Sebagai contoh, Guru B dan Guru C pada tabel masing-masing memperoleh 15 JP mengajar. Wakasek perlu memeriksa apakah mereka memiliki penugasan lain, kondisi pengecualian yang sah, atau membutuhkan penataan beban kerja sesuai ketentuan.

Keputusan penugasan tidak boleh didasarkan hanya pada keinginan agar setiap guru memperoleh jumlah jam yang sama.

Langkah 5: Pahami Ketentuan Beban Kerja Guru

Permendikdasmen Nomor 11 Tahun 2025 mengatur bahwa beban kerja guru adalah 37 jam 30 menit kerja dalam satu minggu, tidak termasuk waktu istirahat.

Adapun pelaksanaan pembelajaran bagi guru mata pelajaran pada umumnya dipenuhi paling sedikit 24 dan paling banyak 40 jam tatap muka per minggu.

Namun, terdapat pengaturan khusus untuk tugas tambahan, pembimbingan, serta kondisi tertentu yang dikecualikan.

Sebagai contoh, guru yang mendapat tugas tambahan sebagai wakil kepala satuan pendidikan memperoleh ekuivalensi 12 jam tatap muka per minggu sesuai Pasal 15.

Perhitungan tersebut tidak berarti tugas wakasek otomatis merupakan 12 jam mengajar nyata di kelas.

Ekuivalensi merupakan pengakuan terhadap tugas tambahan untuk pemenuhan beban kerja berdasarkan regulasi.

Contoh simulasi sederhana:

Seorang guru mempunyai 12 JP pembelajaran nyata dan mendapat tugas tambahan sebagai wakil kepala satuan pendidikan dengan ekuivalensi 12 JP.

Dalam perhitungan dasar, terdapat 12 JP pembelajaran dan 12 JP ekuivalensi tugas tambahan.

Namun, kelayakan serta pengakuan administratifnya harus diperiksa sesuai ketentuan penugasan dan petunjuk teknis yang berlaku, bukan hanya berdasarkan penjumlahan angka.

Perlu diperhatikan pula bahwa Pasal 20 Permendikdasmen Nomor 11 Tahun 2025 mengatur pengecualian terhadap pemenuhan minimal 24 jam tatap muka untuk sejumlah kondisi, termasuk keterbatasan yang timbul dari struktur kurikulum atau perhitungan kebutuhan guru.

Karena itu, apabila guru belum mencapai 24 JP, sekolah perlu memeriksa dasar pengecualian atau mekanisme penataan yang tersedia.

Jangan membuat kelas atau jam pembelajaran fiktif hanya untuk memenuhi ketentuan administrasi.

Langkah 6: Tentukan Pembagian Tugas Mengajar

Setelah kebutuhan dan ketersediaan guru diperiksa, wakasek kurikulum menyusun rancangan pembagian tugas.

Penyusunan sebaiknya mempertimbangkan kesesuaian kompetensi, distribusi jam, kondisi rombel, kebutuhan pembelajaran, dan tugas tambahan yang sudah ditetapkan.

Berikut contoh format rekap.

MATRIKS PEMBAGIAN TUGAS MENGAJAR

Nama Sekolah: ..........................................

Tahun Pelajaran: ..........................................

Sebelum disahkan, matriks perlu diperiksa bersama kepala sekolah dan pihak terkait.

Wakasek perlu memastikan tidak ada kelas yang kehilangan guru, penugasan yang tidak sesuai ketentuan, atau jam mengajar yang dihitung ganda.

Langkah 7: Susun Jadwal Pelajaran Setiap Kelas

Setelah pembagian tugas dirancang, tahap selanjutnya adalah menempatkan mata pelajaran ke dalam hari dan jam pembelajaran.

Wakasek dapat memulai dengan membuat tabel kosong yang memuat hari, jam, kelas, dan ruang belajar.

Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Jumlah JP setiap mata pelajaran sesuai alokasi yang diterapkan sekolah.
2. Satu kelas tidak dijadwalkan mengikuti dua kegiatan pembelajaran berbeda pada waktu bersamaan.
3. Seorang guru tidak dijadwalkan mengajar dua rombel sekaligus pada slot yang sama.
4. Penggunaan ruang laboratorium, perpustakaan, atau fasilitas khusus tidak bertabrakan.
5. Jam istirahat dan kebutuhan kegiatan sekolah diperhitungkan.
6. Pembelajaran disusun dengan mempertimbangkan karakteristik serta kebutuhan peserta didik.

Sebagai contoh, kegiatan PJOK perlu memperhatikan ketersediaan lapangan dan kondisi lingkungan.

Sementara itu, pelajaran yang membutuhkan laboratorium harus dikoordinasikan dengan jadwal penggunaan fasilitas.

Guru tidak harus selalu memperoleh mata pelajaran pada jam yang sama setiap hari.

Namun, sekolah sebaiknya menghindari penempatan yang menimbulkan beban tidak proporsional atau mengganggu efektivitas pembelajaran.

Contoh Jadwal Pelajaran Kelas VII Selama Satu Minggu

Berikut simulasi jadwal intrakurikuler kelas VII dengan total 29 JP dalam satu minggu.

Total: 29 JP intrakurikuler per minggu.

Contoh ini disusun berdasarkan distribusi mata pelajaran wajib kelas VII pada Kurikulum Merdeka.

Tanda garis pada hari Jumat menunjukkan slot keenam tidak digunakan dalam simulasi.

Jadwal tersebut belum mencakup kokurikuler, pilihan Koding dan Kecerdasan Artifisial, muatan lokal, maupun kegiatan lain yang mungkin diselenggarakan sekolah.

Selain itu, tabel hanya menunjukkan satu rombel. Jadwal tersebut belum dapat dinyatakan bebas benturan sebelum dicocokkan dengan jadwal guru, rombel lainnya, dan fasilitas.

Sekolah juga harus menyesuaikan waktu mulai pembelajaran, durasi istirahat, kegiatan keagamaan, serta kalender pendidikan yang berlaku.

Langkah 8: Periksa Benturan Jadwal Guru, Kelas, dan Ruangan

Setelah semua kelas mempunyai rancangan jadwal, wakasek kurikulum perlu melakukan pemeriksaan menyeluruh.

Pemeriksaan minimal mencakup tiga jenis benturan.

Pertama, benturan guru.

Satu guru tercantum mengajar pada dua kelas pada hari dan jam yang sama.

Kedua, benturan kelas.

Satu rombel memperoleh dua mata pelajaran pada slot waktu yang sama.

Ketiga, benturan fasilitas.

Dua kegiatan membutuhkan satu ruang atau alat yang sama pada waktu bersamaan, padahal kapasitasnya tidak memungkinkan.

Contoh Kasus Benturan Jadwal

Jadwal tersebut tidak dapat dilaksanakan secara normal karena Guru A mempunyai dua penugasan pada waktu yang sama.

Solusinya bukan sekadar menghapus salah satu nama guru.

Wakasek perlu mencari slot alternatif yang tetap memenuhi alokasi pembelajaran serta tidak menimbulkan benturan baru.

Sebagai contoh, pelajaran Matematika VIII-A dapat dipindahkan ke slot lain jika guru, kelas, dan fasilitas tersedia.

Setelah perubahan, seluruh jadwal terkait harus diperiksa kembali.

Langkah 9: Gunakan Aplikasi untuk Mempermudah Penjadwalan

Penyusunan jadwal dapat dilakukan menggunakan berbagai alat.

Untuk sekolah kecil dengan jumlah rombel terbatas, Microsoft Excel atau Google Sheets dapat digunakan untuk membuat matriks jadwal dan memeriksa penempatan guru.

Wakasek dapat menggunakan fitur warna, filter, serta rumus untuk mempermudah pemeriksaan data.

Sebagai contoh, sebuah tabel data jadwal dapat memuat:

Hari – JP – Kelas – Mata Pelajaran – Guru – Ruangan.

Data dengan format tersebut lebih mudah diperiksa dibandingkan dokumen yang hanya berisi tabel visual per kelas.

Untuk memeriksa benturan pada Excel atau Google Sheets, sekolah dapat menggunakan fungsi COUNTIFS berdasarkan kolom hari, jam, dan guru.

Contoh rumus apabila kolom A berisi hari, kolom B berisi JP, dan kolom E berisi nama guru:

=COUNTIFS($A$2:$A$500,A2,$B$2:$B$500,B2,$E$2:$E$500,E2)

Jika hasilnya lebih dari satu untuk nama guru yang sama pada hari dan JP yang sama, terdapat kemungkinan benturan yang perlu diperiksa.

Jika mata pelajaran menempati beberapa JP berurutan, data sebaiknya dicatat per slot JP agar pemeriksaan lebih akurat.

Rumus tersebut merupakan alat bantu dan tetap membutuhkan verifikasi manusia.

Sekolah juga dapat menggunakan aplikasi penjadwalan khusus, tetapi harus mempertimbangkan kebutuhan, keamanan data, dan kemampuan pengelola dalam mengoperasikannya.

Langkah 10: Tetapkan dan Sosialisasikan Jadwal

Setelah seluruh pemeriksaan selesai, rancangan pembagian tugas dan jadwal disampaikan kepada kepala sekolah.

Penetapan dilakukan melalui mekanisme yang berlaku pada satuan pendidikan.

Pembagian tugas mengajar dapat dituangkan dalam Surat Keputusan (SK) atau dokumen penugasan resmi sesuai kewenangan.

Jadwal yang telah ditetapkan perlu disampaikan kepada guru, wali kelas, siswa, dan petugas terkait.

Sekolah juga sebaiknya menyimpan versi dokumen beserta tanggal mulai berlakunya.

Jika terjadi revisi, dokumen lama tidak sebaiknya langsung dihapus seluruhnya tanpa jejak.

Arsip versi sebelumnya membantu sekolah mengetahui perubahan yang pernah dilakukan dan alasan penyesuaiannya.

Baca Juga: Tahun Ajaran 2026/2027 Lebih Teratur, Ini Dokumen Penting yang Wajib Disiapkan Tim Kurikulum

Contoh Struktur SK Pembagian Tugas Mengajar Guru

SK pembagian tugas mengajar merupakan dokumen penugasan yang harus diterbitkan oleh pihak yang berwenang sesuai aturan lembaga.

Berikut contoh struktur sederhana yang dapat dijadikan referensi.

KEPUTUSAN KEPALA SEKOLAH [NAMA SEKOLAH]

Nomor: ..........................................

TENTANG PEMBAGIAN TUGAS MENGAJAR GURU TAHUN PELAJARAN [TAHUN PELAJARAN]

Menimbang:

Bahwa dalam rangka kelancaran penyelenggaraan pembelajaran, perlu menetapkan pembagian tugas mengajar guru berdasarkan kebutuhan satuan pendidikan dan ketentuan yang berlaku.

Mengingat:

Dasar hukum dan ketentuan yang benar-benar relevan dengan penyelenggaraan serta penugasan guru di satuan pendidikan.

MEMUTUSKAN

Menetapkan:

KESATU: Menetapkan pembagian tugas mengajar guru sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan.

KEDUA: Guru melaksanakan tugas sesuai mata pelajaran, kelas, dan ketentuan penugasan dalam lampiran.

KETIGA: Pelaksanaan tugas mengikuti ketentuan yang berlaku dan dievaluasi sesuai kebutuhan.

KEEMPAT: Keputusan berlaku mulai tanggal yang ditetapkan sesuai periode penugasan.

Ditetapkan di: ..........................................

Pada tanggal: ..........................................

Kepala Sekolah,

[Nama dan pengesahan sesuai ketentuan]

Lampiran SK

Contoh tersebut bukan SK resmi yang dapat digunakan tanpa penetapan.

Nomor, tanggal, identitas, dasar hukum, dan isi dokumen harus sesuai keadaan yang sebenarnya.

Sekolah tidak boleh membuat SK dengan tanggal mundur atau mencantumkan penugasan yang tidak pernah dilaksanakan.

SOP Perubahan atau Revisi Jadwal Pelajaran

Jadwal yang sudah ditetapkan mungkin perlu diperbaiki karena perubahan tenaga pendidik, kegiatan sekolah, fasilitas, atau kebutuhan pembelajaran.

Namun, perubahan tidak sebaiknya dilakukan secara sepihak tanpa pemeriksaan.

Berikut contoh SOP revisi.

Nama SOP: Pengajuan dan Penetapan Perubahan Jadwal Pelajaran.

Tujuan: Memastikan perubahan jadwal dilakukan secara tertib dan tidak mengganggu layanan pembelajaran.

Prosedur Pelaksanaan:

1. Guru atau pihak terkait menyampaikan kebutuhan perubahan disertai alasan.
2. Wakasek kurikulum mencatat dan memeriksa permohonan.
3. Jadwal guru, kelas, dan ruangan yang terdampak diperiksa.
4. Wakasek menyusun alternatif perubahan.
5. Alternatif didiskusikan dengan pihak terkait.
6. Perubahan dimintakan persetujuan sesuai kewenangan.
7. Jadwal yang telah disetujui diberi nomor versi atau tanggal berlaku.
8. Informasi perubahan disampaikan kepada guru, wali kelas, dan siswa yang terdampak.
9. Jadwal lama diarsipkan.
10. Pelaksanaan jadwal baru dipantau untuk memastikan tidak muncul benturan tambahan.

Contoh ini merupakan SOP internal yang perlu disesuaikan dengan struktur dan mekanisme sekolah.

Untuk perubahan sementara karena guru berhalangan hadir, sekolah dapat menggunakan prosedur pengaturan guru pengganti atau kegiatan pendampingan yang aman.

Dokumen yang Perlu Disiapkan Wakasek Kurikulum

Agar penyusunan jadwal dan pembagian tugas berjalan tertib, wakasek kurikulum dapat menyiapkan beberapa kelompok dokumen berikut.

A. Dokumen Dasar

Kurikulum Satuan Pendidikan, struktur kurikulum, kalender pendidikan, data rombel, serta data guru dan tenaga kependidikan.

B. Dokumen Perhitungan

Matriks kebutuhan JP per mata pelajaran, perhitungan berdasarkan rombel, rekap jam mengajar, dan informasi tugas tambahan sesuai ketentuan.

C.