Cara Menyusun Program Kerja Wakasek Sarpras Tahunan, Lengkap dengan Kalender Pemeliharaan dan Contoh Format

KebonCinta.com – Program kerja wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana atau wakasek sarpras merupakan pedoman penting dalam memastikan fasilitas pendidikan tersedia, aman, terpelihara, dan dapat digunakan secara optimal.

Melalui program kerja yang terencana, sekolah dapat mengetahui fasilitas yang membutuhkan perbaikan, barang yang perlu diganti, kegiatan pemeliharaan yang harus dilakukan, serta kebutuhan pengadaan yang menjadi prioritas.

Namun, menyusun program kerja sarpras tidak cukup hanya membuat daftar barang yang akan dibeli selama satu tahun.

Sekolah perlu memeriksa kondisi fasilitas yang sudah dimiliki, menghitung kebutuhan sebenarnya, menentukan prioritas, memperkirakan sumber daya, dan menyusun jadwal pelaksanaan yang realistis.

Sebagai contoh, sebuah SMP mempunyai enam ruang kelas. Dari hasil pemeriksaan ditemukan beberapa kursi rusak, satu toilet tidak berfungsi, dan dua proyektor membutuhkan pemeriksaan teknis.

Apakah semua fasilitas tersebut harus langsung diganti?

Belum tentu.

Sekolah perlu membedakan barang yang masih dapat diperbaiki, fasilitas yang perlu diamankan karena berpotensi membahayakan, dan kebutuhan yang dapat direncanakan pada periode berikutnya.

Pendekatan tersebut sesuai dengan prinsip perencanaan sarana dan prasarana dalam Peraturan Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah (Permendikdasmen) Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan.

Pasal 12 mengatur bahwa perencanaan sarpras mencakup analisis kebutuhan, identifikasi akses dan sumber pendanaan, analisis kondisi serta pemanfaatan fasilitas yang tersedia, dan analisis pemanfaatan sumber daya sekitar sebagai alternatif.

Dengan demikian, program kerja wakasek sarpras harus disusun berdasarkan data dan kebutuhan pembelajaran, bukan sekadar menyalin daftar kegiatan tahun sebelumnya.

Berikut panduan lengkap mengenai cara menyusun program kerja wakasek sarpras tahunan, contoh matriks kegiatan, kalender pemeliharaan Juli–Juni, indikator keberhasilan, kebutuhan anggaran, dan format monitoring yang dapat digunakan sekolah.

Apa Itu Program Kerja Wakasek Sarpras?

Program kerja wakasek sarpras adalah dokumen perencanaan operasional yang memuat kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana selama periode tertentu.

Dokumen ini membantu sekolah mengatur pekerjaan inventarisasi, pemeriksaan kondisi fasilitas, pemeliharaan, pengadaan, penggunaan barang, serta evaluasi.

Program kerja biasanya disusun untuk satu tahun pelajaran dan dapat dijabarkan menjadi kegiatan semesteran, bulanan, atau berdasarkan kebutuhan tertentu.

Program kerja tersebut merupakan penjabaran kegiatan bidang sarpras yang mendukung Rencana Kerja Tahunan (RKT) sekolah.

Artinya, kegiatan yang disusun tidak boleh berdiri sendiri tanpa mempertimbangkan tujuan pendidikan, kondisi fasilitas, dan kemampuan sumber daya sekolah.

Sebagai contoh, apabila sekolah memprioritaskan peningkatan kemampuan literasi, program sarpras dapat mendukungnya melalui pemeliharaan ruang perpustakaan atau penataan fasilitas membaca.

Jika sekolah memprioritaskan pembelajaran digital, wakasek sarpras dapat mengidentifikasi kebutuhan perangkat dan perawatannya.

Namun, kebutuhan tersebut harus tetap diperiksa berdasarkan fasilitas yang sudah tersedia dan manfaatnya terhadap kegiatan pembelajaran.

Perbedaan Program Kerja Sarpras, RKT, dan RKAS

Ketiga dokumen tersebut saling berhubungan, tetapi mempunyai fungsi berbeda.

Rencana Kerja Tahunan (RKT) memuat perencanaan kegiatan satuan pendidikan selama satu tahun sebagai penjabaran rencana jangka menengah.

Program kerja wakasek sarpras memuat rincian pekerjaan bidang sarana dan prasarana untuk mendukung sasaran sekolah.

Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) mengatur kegiatan dan kebutuhan pembiayaan sesuai sistem serta ketentuan penganggaran yang berlaku.

Sebagai contoh, RKT sekolah menetapkan peningkatan kualitas fasilitas pembelajaran.

Wakasek sarpras kemudian menyusun program pemeriksaan dan perbaikan kursi kelas.

Apabila diperlukan pengeluaran, kebutuhan pembiayaan diproses dalam perencanaan anggaran melalui mekanisme yang berlaku.

Dengan demikian, tidak setiap program kerja otomatis menjadi persetujuan belanja.

Wakasek sarpras membantu menyiapkan analisis kebutuhan, sedangkan penetapan anggaran dan pelaksanaan transaksi mengikuti kewenangan serta ketentuan resmi.

Baca Juga: Panduan Menyusun RKS, RKJM, dan RKT Sekolah, Lengkap dengan Contoh Format dan Evaluasi Program

Dasar Hukum Penyusunan Program Kerja Sarpras Tahun 2026

Terdapat beberapa regulasi yang perlu diperhatikan dalam penyusunan program kerja sarpras.

1. Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan

Pasal 4 menjelaskan prinsip perencanaan kegiatan pendidikan yang berpedoman pada visi, misi, tujuan, dan hasil evaluasi diri sekolah.

Pasal 5 mengatur perencanaan jangka menengah serta rencana kerja tahunan.

Pasal 12 secara khusus mengatur perencanaan bidang sarana dan prasarana.

Sementara itu, Pasal 19 menegaskan bahwa pelaksanaan pengelolaan sarpras bertujuan menyediakan, memelihara, memanfaatkan, serta berbagi sumber daya belajar secara efisien dan efektif.

2. Permendikbudristek Nomor 22 Tahun 2023 tentang Standar Sarana dan Prasarana

Peraturan ini menjadi acuan standar sarana dan prasarana pada pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah.

Sekolah perlu mempertimbangkan standar tersebut ketika mengidentifikasi kebutuhan fasilitas.

3. Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Pengelolaan Dana BOSP

Peraturan ini mengatur perencanaan, penggunaan, dan pertanggungjawaban Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan.

Apabila kegiatan sarpras akan menggunakan Dana BOSP, sekolah harus memeriksa apakah kegiatan dan pembiayaannya diperbolehkan serta telah direncanakan sesuai ketentuan.

4. Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan

Regulasi ini menggantikan Permendikbudristek Nomor 18 Tahun 2022.

Aturan tersebut menjadi acuan pelaksanaan belanja barang dan jasa yang masuk dalam ruang lingkup pengaturannya.

5. Panduan Perencanaan Berbasis Data Kemendikdasmen

Pendekatan Perencanaan Berbasis Data menggunakan tahapan Identifikasi, Refleksi, dan Benahi.

Pendekatan tersebut dapat membantu sekolah merumuskan program berdasarkan masalah dan kebutuhan yang ditemukan.

Perlu dipahami bahwa contoh program kerja, formulir, dan kalender dalam artikel ini merupakan rancangan praktis, bukan format baku nasional yang diwajibkan bagi seluruh satuan pendidikan.

Langkah 1: Evaluasi Kondisi Sarpras Tahun Sebelumnya

Penyusunan program kerja sebaiknya dimulai dengan memeriksa kondisi fasilitas yang telah dimiliki sekolah.

Wakasek sarpras dapat menggunakan data inventaris, laporan kerusakan, catatan pemeliharaan, hasil pemeriksaan ruang, serta masukan guru dan tenaga kependidikan.

Evaluasi perlu menjawab beberapa pertanyaan.

Apakah fasilitas yang tersedia masih dapat digunakan? Barang mana yang rusak? Apakah terdapat perawatan yang belum selesai? Adakah fasilitas yang jarang dimanfaatkan? Apakah terdapat kebutuhan baru berdasarkan perubahan kegiatan pembelajaran?

Sebagai contoh, berikut kondisi ilustratif sebuah SMP.

Seluruh data tersebut merupakan simulasi.

Berdasarkan informasi itu, wakasek dapat mulai menyusun daftar kebutuhan.

Namun, tidak semua kebutuhan harus langsung dimasukkan sebagai rencana pembelian.

Misalnya, dari 12 kursi yang bermasalah, delapan mungkin masih dapat diperbaiki secara aman oleh petugas kompeten, sedangkan empat lainnya memerlukan pemeriksaan lebih lanjut untuk menentukan apakah perlu diganti.

Analisis tersebut membantu sekolah menghindari pengeluaran yang tidak diperlukan.

Langkah 2: Identifikasi Kebutuhan dan Akar Masalah

Setelah kondisi diketahui, tahap selanjutnya adalah menentukan kebutuhan yang paling relevan.

Wakasek sarpras dapat menggunakan pendekatan Identifikasi, Refleksi, dan Benahi.

Identifikasi berarti menentukan masalah yang benar-benar ditemukan.

Refleksi berarti memeriksa penyebab masalah tersebut.

Benahi berarti menentukan kegiatan yang dapat membantu menyelesaikannya.

Sebagai contoh, sekolah menemukan bahwa proyektor sering mengalami gangguan.

Masalahnya bukan otomatis karena perangkat sudah tua.

Wakasek perlu memeriksa apakah gangguan disebabkan kabel, sumber listrik, penggunaan yang tidak sesuai petunjuk, kurangnya perawatan, atau kerusakan perangkat.

Jika penyebabnya adalah penggunaan kabel yang sudah tidak layak, solusi yang diperlukan berbeda dengan kerusakan internal proyektor.

Contoh lainnya adalah meja dan kursi.

Apabila kerusakan sering terjadi karena penyimpanan tidak tepat atau pemindahan barang tanpa prosedur, program kerja perlu mencakup perbaikan cara penggunaan dan pemeliharaan, bukan hanya pengadaan barang baru.

Dengan demikian, program sarpras dirancang berdasarkan penyebab masalah, bukan semata-mata gejala kerusakan.

Langkah 3: Tentukan Prioritas Program Sarpras

Setelah kebutuhan teridentifikasi, wakasek sarpras perlu menentukan prioritas.

Penentuan prioritas dapat mempertimbangkan keselamatan, dampak terhadap pembelajaran, urgensi penggunaan, ketersediaan alternatif, dan kemampuan sumber daya.

Berikut contoh pengelompokan prioritas.

Klasifikasi tersebut merupakan contoh alat bantu manajemen.

Dalam keadaan yang membahayakan, sekolah harus mengambil langkah pengamanan segera sesuai kebutuhan.

Sebagai contoh, stopkontak dengan kabel terbuka tidak boleh tetap digunakan hanya karena jadwal perbaikannya baru tersedia pada bulan berikutnya.

Sekolah perlu mengamankan area dan menghubungi petugas yang kompeten.

Prioritas keselamatan tidak boleh ditunda semata-mata untuk mengikuti kalender program kerja.

Langkah 4: Rumuskan Tujuan dan Indikator Keberhasilan

Setiap program kerja sebaiknya mempunyai tujuan dan indikator yang dapat diperiksa.

Misalnya, sekolah membuat program dengan nama "Perbaikan Fasilitas Kelas".

Nama tersebut masih terlalu umum apabila tidak dijelaskan hasil yang diharapkan.

Indikator dapat dirumuskan menjadi:

"Seluruh kursi yang dinyatakan tidak aman dipisahkan dari penggunaan, diperiksa, dan memperoleh tindak lanjut sesuai hasil pemeriksaan."

Indikator tersebut lebih jelas karena menunjukkan kondisi yang diharapkan.

Untuk program inventaris, indikatornya dapat berupa:

"Seluruh ruang sasaran telah diperiksa dan hasil inventaris dicocokkan dengan kondisi fisik."

Sementara itu, untuk program pemeliharaan, indikator dapat berupa:

"Kegiatan pemeliharaan yang dijadwalkan terlaksana dan temuan kerusakan memperoleh catatan tindak lanjut."

Wakasek perlu membedakan antara indikator pelaksanaan dan indikator hasil.

Indikator pelaksanaan menunjukkan apakah kegiatan sudah dikerjakan.

Indikator hasil menunjukkan apakah kondisi fasilitas menjadi lebih baik atau kebutuhan pembelajaran lebih terpenuhi.

Sebagai contoh, laporan pemeriksaan proyektor yang selesai dibuat merupakan keluaran kegiatan.

Namun, keberhasilan penanganannya perlu diperiksa melalui kondisi perangkat dan kemampuannya digunakan kembali secara aman.

Langkah 5: Tentukan Penanggung Jawab Setiap Program

Program kerja membutuhkan pembagian tanggung jawab yang jelas.

Wakasek sarpras dapat berperan sebagai koordinator, tetapi pelaksanaan kegiatan tertentu mungkin memerlukan petugas inventaris, teknisi, operator, bendahara, atau penyedia jasa.

Contoh pembagian tugas dapat dilihat pada tabel berikut.

Pembagian tersebut harus disesuaikan dengan struktur organisasi sekolah dan aturan pengelolaan barang.

Wakasek sarpras tidak otomatis mempunyai kewenangan melakukan pembayaran, menandatangani seluruh dokumen pengadaan, atau menghapus aset.

Langkah 6: Susun Matriks Program Kerja Sarpras Tahunan

Setelah data kebutuhan, tujuan, dan pembagian tugas tersedia, wakasek dapat menyusun matriks program kerja.

Berikut contoh 12 kegiatan sarpras untuk jenjang SMP.

Contoh 12 Program Kerja Wakasek Sarpras

Program tersebut bersifat ilustratif.

Sekolah dapat menyesuaikan jumlah kegiatan, menambahkan indikator kuantitatif, atau menggabungkan program yang mempunyai tujuan serupa.

Program yang sudah berjalan baik tidak perlu diubah hanya untuk menambah jumlah kegiatan tahunan.

Langkah 7: Susun Kalender Pemeliharaan Juli–Juni

Program yang sudah dirancang perlu dijabarkan ke dalam kalender kegiatan.

Kalender berfungsi membantu sekolah menentukan kapan pemeriksaan, pemeliharaan, dan evaluasi dilaksanakan.

Berikut contoh kalender tahun pelajaran 2026/2027.

Kalender tersebut merupakan contoh perencanaan, bukan jadwal wajib nasional.

Fasilitas berisiko tinggi perlu diperiksa lebih sering atau segera sesuai keadaan.

Sekolah juga perlu membedakan kalender tahun pelajaran dengan tahun anggaran.

Kegiatan Juli 2026–Juni 2027 dapat melintasi dua tahun anggaran. Jika membutuhkan dana, penganggarannya harus disesuaikan dengan RKAS tahun anggaran yang relevan dan ketentuan sumber dananya.

Langkah 8: Periksa Anggaran, Monitoring, dan Evaluasi

Program kerja sarpras perlu mempertimbangkan sumber daya yang tersedia.

Tidak seluruh kegiatan membutuhkan pengeluaran baru.

Sebagian program dapat dilakukan melalui pemeriksaan, penataan ulang fasilitas, pemanfaatan bersama, atau koordinasi perawatan yang sudah tercakup dalam kegiatan sekolah.

Namun, kegiatan seperti perbaikan teknis atau pengadaan barang mungkin memerlukan biaya.

Jika terdapat kebutuhan anggaran, wakasek sarpras perlu bekerja sama dengan kepala sekolah dan pihak pengelola keuangan.

Usulan yang membutuhkan pembiayaan harus melalui perencanaan dan mekanisme persetujuan yang sah.

Kegiatan yang menggunakan Dana BOSP harus mengikuti Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 beserta ketentuan penggunaan dana yang relevan.

Sementara itu, belanja barang dan jasa mengikuti tata cara yang berlaku, termasuk Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 sesuai ruang lingkup pengaturannya.

Program kerja tidak otomatis menjadi bukti bahwa pengeluaran sudah boleh dilakukan.

Contoh Format Kosong Program Kerja Wakasek Sarpras

Berikut format sederhana yang dapat langsung disesuaikan sekolah.

PROGRAM KERJA WAKIL KEPALA SEKOLAH BIDANG SARANA DAN PRASARANA

TAHUN PELAJARAN: ........................

Nama Sekolah: ..........................................

NPSN: ..........................................

Alamat: ..........................................

Nama Kepala Sekolah: ..........................................

Nama Wakasek Sarpras: ..........................................

A. Dasar Penyusunan

Visi dan Misi Sekolah: ..........................................

RKT Sekolah: ..........................................

Hasil Evaluasi Sarpras: ..........................................

Kebutuhan Prioritas: ..........................................

B. Tujuan Program

Tujuan Umum: ..........................................

Tujuan Khusus: ..........................................

C. Matriks Program Kerja

D. Kebutuhan Sumber Daya

Tenaga yang Dilibatkan: ..........................................

Fasilitas atau Peralatan: ..........................................

Kebutuhan Anggaran: ..........................................

Sumber Pembiayaan yang Direncanakan: ..........................................

Dokumen Anggaran Terkait: ..........................................

E. Monitoring dan Evaluasi

Jadwal Monitoring: ..........................................

Petugas Pemeriksa: ..........................................

Sumber Bukti: ..........................................

Jadwal Evaluasi: ..........................................

Mekanisme Tindak Lanjut: ..........................................

F. Peninjauan dan Persetujuan

Tanggal Penyusunan: ..........................................

Wakasek Sarpras: ..........................................

Kepala Sekolah: ..........................................

Penetapan mengikuti mekanisme satuan pendidikan.

Format tersebut merupakan contoh administrasi internal, bukan formulir wajib nasional.

Contoh Pengisian Program Kerja Sarpras secara Lengkap

Agar lebih mudah dipahami, berikut simulasi satu program kerja yang telah diisi.

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (ilustratif)

Tahun Pelajaran: 2026/2027

Bidang: Pemeliharaan Perabot Ruang Kelas

Nama Program: Pemeriksaan dan Penanganan Kursi Siswa

A. Kondisi Awal

Sekolah mempunyai 180 kursi siswa yang digunakan pada enam ruang kelas.

Dari hasil pemeriksaan awal, ditemukan 12 kursi membutuhkan penanganan.

Setelah pemeriksaan lanjutan, delapan kursi dinilai dapat diperbaiki secara aman, sedangkan empat kursi lainnya dinyatakan tidak layak digunakan dan diusulkan untuk penggantian sesuai prosedur.

Seluruh angka tersebut merupakan simulasi, bukan hasil pemeriksaan sekolah tertentu.

B. Tujuan Program

Memastikan kursi siswa tersedia dalam kondisi aman dan layak untuk mendukung kegiatan pembelajaran.

C.