Panduan Administrasi UKS Sekolah: Program Kerja, Buku Kunjungan, Inventaris, dan Contoh Format

KebonCinta.com – Usaha Kesehatan Sekolah (UKS) merupakan bagian penting dalam membangun lingkungan pendidikan yang sehat, bersih, aman, dan mendukung perkembangan peserta didik. Melalui program UKS, sekolah dapat mengembangkan kebiasaan hidup sehat, mendukung pelayanan kesehatan peserta didik, serta meningkatkan kualitas lingkungan sekolah.

Namun, penyelenggaraan UKS tidak cukup hanya dengan menyediakan ruang istirahat, tempat tidur, kotak P3K, dan lemari perlengkapan kesehatan.

Sekolah juga membutuhkan administrasi yang tertib agar kegiatan kesehatan dapat direncanakan, perlengkapan terpantau, kunjungan siswa tercatat secara aman, dan program dievaluasi secara berkala.

Sebagai contoh, sebuah SMP mempunyai ruang UKS yang dilengkapi tempat tidur, termometer, perlengkapan pertolongan pertama, dan lemari penyimpanan.

Setiap hari, beberapa siswa datang karena merasa kurang sehat, mengalami cedera ringan, atau membutuhkan bantuan petugas.

Namun, sekolah belum mempunyai buku kunjungan yang terstruktur. Sebagian perlengkapan juga tidak tercatat jumlah maupun masa kedaluwarsanya.

Akibatnya, petugas kesulitan mengetahui frekuensi penggunaan ruang, kebutuhan pengadaan perlengkapan, serta kegiatan yang membutuhkan tindak lanjut.

Permasalahan tersebut dapat dikurangi melalui program kerja, buku kunjungan, register inventaris, kartu stok, SOP, dan laporan UKS.

Pada tahun ajaran 2026/2027, pengelolaan UKS perlu memperhatikan Peraturan Bersama Empat Menteri Tahun 2014 tentang Pembinaan dan Pengembangan Usaha Kesehatan Sekolah/Madrasah, ketentuan Kementerian Kesehatan, serta kebijakan pendidikan yang mendukung lingkungan belajar sehat.

Sekolah juga dapat mengembangkan kegiatan berdasarkan pendekatan Gerakan Sekolah Sehat dan kebutuhan kesehatan peserta didik.

Apa Itu Administrasi UKS Sekolah?

Administrasi UKS merupakan kegiatan pencatatan, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi program kesehatan yang diselenggarakan di lingkungan sekolah.

Administrasi membantu memastikan kegiatan UKS berjalan secara teratur dan dapat ditelusuri.

Dokumen yang dapat disiapkan antara lain:

1. Surat keputusan atau dokumen penugasan pengelola UKS.
2. Struktur organisasi pengelola.
3. Program kerja tahunan dan semester.
4. Jadwal kegiatan kesehatan sekolah.
5. Buku kunjungan UKS.
6. Register tindak lanjut dan rujukan.
7. Buku inventaris peralatan.
8. Kartu stok perlengkapan dan bahan habis pakai.
9. Register pemeriksaan kedaluwarsa.
10. Buku kegiatan pendidikan kesehatan.
11. Dokumen koordinasi dengan Puskesmas.
12. Laporan bulanan, semester, dan tahunan.
13. SOP pelayanan serta keadaan darurat.
14. Checklist evaluasi.

Tidak seluruh dokumen tersebut harus dibuat dalam buku terpisah.

Sekolah dapat menggunakan administrasi manual atau digital sesuai kebutuhan, sepanjang pencatatan dapat dipertanggungjawabkan dan informasi kesehatan siswa tetap terlindungi.

Dasar Hukum dan Pedoman UKS Tahun 2026

1. Peraturan Bersama Empat Menteri Tahun 2014

Peraturan Bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, Menteri Kesehatan, Menteri Agama, dan Menteri Dalam Negeri Nomor 6/X/PB/2014, Nomor 73 Tahun 2014, Nomor 41 Tahun 2014, dan Nomor 81 Tahun 2014 mengatur pembinaan serta pengembangan UKS/M.

Peraturan tersebut menjadi salah satu landasan koordinasi penyelenggaraan UKS antara sektor pendidikan, kesehatan, keagamaan, dan pemerintahan daerah.

2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan

Undang-undang ini menjadi landasan umum penyelenggaraan kesehatan di Indonesia.

Kegiatan kesehatan sekolah perlu memperhatikan ketentuan dan kewenangan tenaga kesehatan, termasuk ketika melaksanakan pemeriksaan atau tindakan pelayanan medis.

3. Gerakan Sekolah Sehat

Surat Edaran Direktorat Jenderal PAUD, Pendidikan Dasar, dan Pendidikan Menengah Nomor 1725/C.C4/DM.00.02/2024 membahas Gerakan Sekolah Sehat.

Gerakan ini mendorong pembiasaan sehat melalui pendidikan dan pengelolaan lingkungan sekolah.

Pelaksanaannya dapat dikaitkan dengan kegiatan UKS sesuai program dan kondisi satuan pendidikan.

4. Permendikbudristek Nomor 22 Tahun 2023

Peraturan ini mengatur Standar Sarana dan Prasarana pada jenjang pendidikan, termasuk kebutuhan fasilitas yang menunjang penyelenggaraan pendidikan.

Sekolah perlu memperhatikan kelayakan ruang dan perlengkapan pendukung kesehatan sesuai kebutuhan.

5. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Catatan kunjungan dan pelayanan UKS dapat memuat informasi kesehatan siswa yang termasuk data pribadi spesifik.

Karena itu, penyimpanan dan pembagian informasi harus memperhatikan dasar pemrosesan yang sah, keamanan, serta pembatasan akses.

Contoh dokumen dalam artikel ini merupakan format administrasi internal, bukan seluruhnya formulir wajib nasional.

Memahami Trias UKS sebagai Dasar Program

Penyelenggaraan UKS dikenal melalui tiga komponen utama yang disebut Trias UKS, yaitu pendidikan kesehatan, pelayanan kesehatan, dan pembinaan lingkungan sekolah sehat.

Ketiga komponen tersebut saling berkaitan.

Sebagai contoh, kampanye cuci tangan merupakan bagian dari pendidikan kesehatan. Akan tetapi, kegiatan tersebut perlu didukung fasilitas air bersih dan tempat cuci tangan agar kebiasaan sehat dapat diterapkan.

Demikian pula, penjaringan kesehatan memerlukan koordinasi tenaga kesehatan dan tindak lanjut yang sesuai berdasarkan hasil pemeriksaan.

Langkah 1: Membentuk Tim Pengelola UKS

Pengelolaan UKS membutuhkan pembagian tugas yang jelas.

Sekolah dapat menugaskan guru, tenaga kependidikan, dan pihak terkait sesuai kebutuhan serta ketentuan UKS/M.

Contoh Struktur Pelaksana UKS

STRUKTUR PENGELOLA UKS SEKOLAH

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Tahun Ajaran: 2026/2027

Penanggung Jawab: Kepala Sekolah.

Koordinator UKS: Guru yang ditugaskan.

Sekretaris/Administrasi: ....................................

Petugas Pengelola Ruang: ....................................

Koordinator Pendidikan Kesehatan: ....................................

Koordinator Lingkungan Sehat: ....................................

Mitra Teknis Kesehatan: Puskesmas sesuai wilayah pelayanan dan kesepakatan kerja sama.

Kader Kesehatan Remaja: Siswa yang telah memperoleh pembinaan dan bertugas sesuai batas kewenangannya.

Struktur tersebut merupakan contoh pembagian kerja internal dan perlu disesuaikan dengan mekanisme Tim Pelaksana UKS/M.

Guru atau kader siswa tidak otomatis mempunyai kewenangan melakukan tindakan medis.

Langkah 2: Menyusun Program Kerja Tahunan UKS

Program kerja merupakan dokumen yang memuat kegiatan, sasaran, jadwal, penanggung jawab, dan indikator keberhasilan.

Penyusunannya sebaiknya berdasarkan kebutuhan siswa, kondisi sanitasi sekolah, fasilitas kesehatan yang tersedia, serta hasil koordinasi dengan Puskesmas.

Contoh Program Kerja UKS 2026/2027

PROGRAM KERJA USAHA KESEHATAN SEKOLAH

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Tahun Ajaran: 2026/2027

Jadwal tersebut merupakan simulasi. Kegiatan pelayanan kesehatan yang memerlukan tenaga kesehatan harus mengikuti perencanaan dan kewenangan fasilitas kesehatan terkait.

Langkah 3: Membuat Kalender Kegiatan UKS

Kalender diperlukan agar pelaksanaan program tidak berbenturan dengan pembelajaran dan kegiatan sekolah lainnya.

Contoh Kalender UKS Tahun Ajaran 2026/2027

Juli 2026: Pemeriksaan ruang, inventaris, dan penyusunan program.

Agustus 2026: Edukasi kebersihan diri dan pembiasaan cuci tangan.

September 2026: Koordinasi penjaringan kesehatan siswa bersama Puskesmas.

Oktober 2026: Pemeriksaan kebersihan lingkungan dan fasilitas sanitasi.

November 2026: Edukasi gizi seimbang dan kebiasaan hidup sehat.

Desember 2026: Evaluasi kegiatan semester ganjil.

Januari 2027: Pembaruan data kebutuhan dan program semester genap.

Februari 2027: Pembinaan kader kesehatan remaja.

Maret 2027: Edukasi kesehatan sesuai hasil pemetaan kebutuhan siswa.

April 2027: Pemeriksaan inventaris dan kesiapan ruang UKS.

Mei 2027: Rekap pelayanan dan tindak lanjut program.

Juni 2027: Penyusunan laporan tahunan dan rekomendasi program.

Jadwal kegiatan perlu menyesuaikan kalender pendidikan, program Puskesmas, kondisi sekolah, serta kebutuhan kesehatan yang muncul.

Langkah 4: Membuat Buku Kunjungan UKS

Buku kunjungan merupakan salah satu administrasi penting karena membantu sekolah mengetahui penggunaan ruang dan kebutuhan pelayanan.

Pencatatan harus dibedakan antara kunjungan administratif dan catatan kesehatan yang bersifat rahasia.

Contoh Buku Kunjungan UKS

BUKU KUNJUNGAN RUANG UKS

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Periode: Oktober 2026

Data tersebut hanya simulasi.

Pada dokumen dengan akses terbatas, petugas dapat menghubungkan kode kunjungan dengan identitas siswa dan informasi relevan untuk pelayanan.

Diagnosis, riwayat medis, atau rincian keluhan pribadi tidak perlu dicantumkan dalam buku terbuka yang dapat dibaca siswa lain.

Langkah 5: Membuat Catatan Pelayanan UKS Terbatas

Selain buku kunjungan umum, petugas dapat menyiapkan catatan pelayanan yang aksesnya dibatasi.

Contoh Format Catatan Terbatas

FORMULIR CATATAN KUNJUNGAN UKS — RAHASIA

Nomor Kunjungan: ....................................

Tanggal dan Waktu: ....................................

Identitas Siswa: ....................................

Kelas: ....................................

Keluhan atau Kondisi yang Disampaikan: ....................................

Pengamatan yang Relevan: ....................................

Tindakan dalam Batas Kewenangan Petugas: ....................................

Pihak yang Dihubungi: ....................................

Arahan Tenaga Kesehatan jika Ada: ....................................

Status Akhir: Kembali ke Pembelajaran / Dijemput / Dirujuk / Pemantauan Lanjutan.

Waktu Penyelesaian: ....................................

Petugas Pencatat: ....................................

Catatan ini tidak digunakan untuk membuat diagnosis klinis oleh petugas yang tidak mempunyai kewenangan medis.

Langkah 6: Membuat Inventaris Peralatan UKS

Inventaris diperlukan untuk mengetahui ketersediaan, kondisi, lokasi, dan status peralatan yang digunakan di ruang UKS.

Barang yang digunakan berulang sebaiknya dibedakan dari persediaan habis pakai.

Contoh Buku Inventaris Peralatan UKS

BUKU INVENTARIS RUANG UKS

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Seluruh data merupakan simulasi.

Untuk peralatan yang mempunyai nomor seri atau memerlukan pemeriksaan teknis, informasi tersebut perlu dicatat.

Status kelayakan alat harus diperiksa sesuai fungsi dan petunjuk produsen.

Baca Juga: Panduan Membuat Buku Inventaris Barang Sekolah: Kode Aset, Stok Opname, Mutasi, dan Contoh Format

Langkah 7: Membuat Kartu Stok Perlengkapan Kesehatan

Perlengkapan habis pakai memerlukan sistem pencatatan tersendiri.

Barang dapat mencakup kasa steril, perban, sarung tangan sekali pakai, dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan serta prosedur sekolah.

Contoh Kartu Stok

KARTU STOK PERLENGKAPAN UKS

Nama Barang: Kasa Steril Kemasan.

Satuan: Paket.

Periode: Oktober 2026.

Saldo akhir: 28 paket.

Perhitungan:

30 + 10 − 5 − 3 − 4 = 28 paket.

Angka tersebut merupakan simulasi.

Penggunaan perlengkapan perlu dicatat sesuai kejadian sebenarnya dan diperiksa agar stok fisik sesuai buku.

Langkah 8: Mengatur Penyimpanan Obat dan Perlengkapan UKS

Sekolah perlu membedakan perlengkapan pertolongan pertama dengan obat-obatan.

Obat mempunyai persyaratan penyimpanan, penggunaan, dan pengawasan yang dapat berbeda berdasarkan jenisnya.

Guru atau kader kesehatan siswa tidak boleh memberikan obat secara sembarangan atau menentukan dosis berdasarkan perkiraan.

Pemberian obat hanya dilakukan apabila memenuhi dasar, kewenangan, dan prosedur yang sah, termasuk instruksi tenaga kesehatan ketika diperlukan.

Sekolah sebaiknya berkoordinasi dengan Puskesmas mengenai perlengkapan yang sesuai untuk ruang UKS.

Untuk barang yang mempunyai masa kedaluwarsa, petugas perlu mencatat dan memeriksa tanggalnya secara berkala.

Contoh Register Pemeriksaan Kedaluwarsa

Tabel tersebut merupakan contoh simulasi.

Barang yang telah kedaluwarsa, rusak, atau tidak jelas identitasnya harus dipisahkan dari persediaan yang dapat digunakan dan ditangani sesuai jenis produk serta ketentuan yang berlaku.

Langkah 9: Membuat SOP Pelayanan Kunjungan UKS

SOP diperlukan agar petugas mengetahui alur pelayanan dan batas kewenangannya.

SOP PENERIMAAN SISWA DI RUANG UKS

1. Siswa yang membutuhkan bantuan diterima oleh petugas yang ditugaskan.
2. Petugas segera mengenali kemungkinan tanda bahaya atau keadaan darurat.
3. Jika terdapat ancaman serius, segera aktifkan prosedur darurat dan hubungi layanan kesehatan.
4. Untuk kondisi tidak darurat, petugas mencatat informasi yang diperlukan secara terbatas.
5. Bantuan diberikan hanya sesuai kompetensi, pelatihan, dan prosedur yang berlaku.
6. Petugas tidak membuat diagnosis atau memberikan obat tanpa dasar dan kewenangan yang sesuai.
7. Orang tua atau wali dihubungi berdasarkan kebutuhan serta keselamatan siswa.
8. Bila diperlukan, siswa dirujuk kepada fasilitas pelayanan kesehatan.
9. Waktu, tindakan, dan tindak lanjut dicatat.
10. Ruang serta perlengkapan diperiksa kembali setelah digunakan.

SOP tersebut merupakan alur administratif umum dan bukan pengganti protokol medis.

Langkah 10: Membuat Prosedur Pertolongan Pertama dan Keadaan Darurat

Sekolah perlu mempunyai prosedur untuk menghadapi cedera atau keadaan kesehatan yang memerlukan bantuan segera.

Penanganan pertolongan pertama harus dilakukan oleh orang yang memiliki pelatihan dan kemampuan sesuai jenis kejadian.

Jika siswa mengalami tanda kedaruratan, seperti tidak sadar, gangguan pernapasan berat, perdarahan berat, atau kondisi lain yang mengancam keselamatan, sekolah harus segera menghubungi layanan kegawatdaruratan atau fasilitas kesehatan.

Siswa tidak boleh hanya dibaringkan di UKS dan dibiarkan tanpa pemantauan saat menunjukkan tanda bahaya.

Alur umum keadaan darurat:

1. Kenali tanda bahaya.
2. Pastikan lokasi aman bagi korban dan penolong.
3. Hubungi layanan darurat atau tenaga kesehatan.
4. Berikan bantuan sesuai pelatihan dan arahan yang berlaku.
5. Informasikan kepada pihak sekolah serta orang tua/wali sesuai kebutuhan.
6. Siapkan informasi relevan untuk petugas kesehatan.
7. Dokumentasikan kejadian setelah kondisi terkendali.
8. Evaluasi prosedur dan kebutuhan tindak lanjut.

Petugas sekolah tidak boleh melakukan tindakan medis di luar kompetensi atau kewenangannya.

Langkah 11: Menyusun Administrasi Rujukan Siswa

Jika kondisi siswa memerlukan pemeriksaan atau pelayanan lebih lanjut, sekolah dapat menggunakan mekanisme rujukan atau pengantaran sesuai prosedur.

Contoh Formulir Rujukan

FORMULIR RUJUKAN KE FASILITAS KESEHATAN — RAHASIA

Nama Sekolah: ....................................

Nomor Rujukan: ....................................

Tanggal dan Waktu: ....................................

Identitas Siswa: ....................................

Kelas: ....................................

Kondisi atau Keluhan yang Relevan: ....................................

Tindakan Awal yang Dilakukan: ....................................

Pihak yang Telah Dihubungi: ....................................

Fasilitas Kesehatan Tujuan: ....................................

Petugas Pendamping: ....................................

Waktu Keberangkatan: ....................................

Informasi Lain yang Diperlukan Tenaga Kesehatan: ....................................

Petugas Sekolah: ....................................

Dalam keadaan darurat, proses administratif tidak boleh menunda bantuan yang diperlukan.

Langkah 12: Mengembangkan Kerja Sama dengan Puskesmas

UKS merupakan kegiatan lintas sektor yang membutuhkan koordinasi antara sekolah dan tenaga kesehatan.

Puskesmas dapat menjadi mitra dalam penyelenggaraan program kesehatan anak usia sekolah sesuai wilayah, sumber daya, serta ketentuan pelayanan.

Bentuk kerja sama dapat mencakup:

• Edukasi perilaku hidup bersih dan sehat.
• Penjaringan kesehatan.
• Pemeriksaan kesehatan berkala.
• Pembinaan kader kesehatan remaja.
• Edukasi gizi dan kesehatan reproduksi sesuai usia.
• Pembinaan lingkungan sekolah sehat.
• Koordinasi tindak lanjut pemeriksaan kesehatan.

Pelaksanaan pemeriksaan, imunisasi, maupun tindakan kesehatan lainnya harus mengikuti ketentuan pelayanan dan dilakukan oleh tenaga yang berwenang.

Hasil pemeriksaan individu tidak boleh dipublikasikan melalui laporan umum UKS.

Langkah 13: Menyusun Laporan Bulanan UKS

Laporan bulanan membantu sekolah mengevaluasi pelayanan dan kegiatan kesehatan yang telah dilaksanakan.

Contoh Rekap Bulanan UKS

LAPORAN BULANAN USAHA KESEHATAN SEKOLAH

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Periode: Oktober 2026

Seluruh angka merupakan simulasi.

Jumlah kunjungan dapat lebih besar dibandingkan jumlah siswa unik karena seorang siswa mungkin berkunjung lebih dari satu kali.

Kategori tindak lanjut pada tabel dapat saling tumpang tindih. Karena itu, angka tindak lanjut tidak boleh dijumlahkan sebagai tambahan jumlah kunjungan.

Laporan bulanan dapat dilengkapi evaluasi kebutuhan sarana, persediaan yang harus diperbarui, serta rekomendasi program.

Langkah 14: Menyusun Berita Acara Pemeriksaan UKS

BERITA ACARA PEMERIKSAAN ADMINISTRASI DAN FASILITAS UKS

Nomor: ....................................

Nama Sekolah: ....................................

Tanggal Pemeriksaan: ....................................

Petugas Pemeriksa: ....................................

A. Ruang Lingkup Pemeriksaan

1. Program kerja UKS.
2. Buku kunjungan.
3. Kondisi ruangan.
4. Inventaris peralatan.
5. Persediaan perlengkapan.
6. Pemeriksaan kedaluwarsa.
7. Dokumen koordinasi Puskesmas.
8. Catatan pelayanan dan rujukan.
9. Laporan kegiatan.
10. Prosedur keadaan darurat.

B. Temuan

....................................

C. Tindakan Pengamanan atau Perbaikan

....................................

D. Rekomendasi

....................................

E. Tindak Lanjut

Kegiatan: ....................................

Penanggung Jawab: ....................................

Batas Penyelesaian: ....................................

F. Pengesahan

Koordinator UKS: ....................................

Petugas Pemeriksa: ....................................

Mengetahui Kepala Sekolah: ....................................

Berita acara merupakan contoh administrasi internal dan bukan pengganti pemeriksaan teknis oleh tenaga kesehatan.

Langkah 15: Melakukan Pemeriksaan Kebersihan Lingkungan Sekolah

Program UKS tidak hanya berkaitan dengan pelayanan di dalam ruang kesehatan.

Lingkungan yang bersih dan aman merupakan bagian dari upaya menjaga kesehatan warga sekolah.

Pemeriksaan dapat mencakup kebersihan toilet, ketersediaan air bersih, fasilitas cuci tangan, penanganan sampah, kebersihan kantin, serta kondisi ruang belajar.

Sekolah perlu melakukan koordinasi dengan tim sarana dan prasarana agar fasilitas yang rusak mendapat tindak lanjut.

Baca Juga: SOP Pemeliharaan dan Penanganan Kerusakan Sarpras Sekolah, Lengkap dengan Formulir dan Berita Acara

Contoh Checklist Pemeriksaan Ruang UKS

LEMBAR PEMERIKSAAN UKS

Nama Sekolah: ....................................

Tanggal: ....................................

Petugas: ....................................

A. Kondisi Ruangan

• Ruang bersih dan tertata.
• Ventilasi dan pencahayaan sesuai kebutuhan.
• Tempat istirahat tersedia sesuai kapasitas.
• Akses ruangan aman.
• Privasi siswa diperhatikan.

B. Inventaris

• Daftar inventaris tersedia.
• Jumlah peralatan sesuai pemeriksaan.
• Peralatan dalam kondisi layak.
• Kerusakan dicatat.
• Kebutuhan perawatan ditindaklanjuti.

C. Perlengkapan

• Persediaan P3K diperiksa.
• Kemasan produk utuh.
• Tanggal kedaluwarsa diperiksa.
• Barang kedaluwarsa dipisahkan.
• Kartu stok diperbarui.
• Penyimpanan sesuai petunjuk produk.

D.