Panduan Pengarsipan Dokumen Sekolah 2026: Klasifikasi, Kode Arsip, Retensi, dan Digitalisasi

KebonCinta.com – Pengarsipan dokumen sekolah merupakan salah satu bagian penting dari administrasi tata usaha. Setiap satuan pendidikan menghasilkan berbagai dokumen, mulai dari surat masuk dan keluar, data peserta didik, berkas kepegawaian, laporan keuangan, dokumen kurikulum, hingga administrasi sarana dan prasarana.

Dokumen tersebut tidak cukup hanya dikumpulkan dalam lemari atau disimpan pada folder komputer. Sekolah membutuhkan sistem pengarsipan yang jelas agar setiap berkas mudah ditemukan, terlindungi dari kerusakan, dan dapat digunakan kembali ketika diperlukan.

Sebagai contoh, seorang alumni membutuhkan salinan dokumen pendidikan untuk melengkapi persyaratan pekerjaan. Petugas tata usaha harus mengetahui lokasi dokumen yang menjadi kewenangan sekolah, memeriksa identitas pemohon, serta memastikan pemberian salinan dilakukan melalui prosedur yang sah.

Begitu pula ketika sekolah menerima pemeriksaan administrasi. Dokumen perencanaan, surat keputusan, bukti pengadaan, serta laporan kegiatan perlu tersedia dan dapat ditelusuri.

Jika arsip tidak dikelola secara sistematis, sekolah dapat mengalami kesulitan menemukan berkas, kehilangan dokumen penting, atau menghadapi risiko penyalahgunaan informasi pribadi.

Pada tahun 2026, pengelolaan arsip sekolah tetap perlu memperhatikan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaannya.

Selain itu, pengelolaan dokumen yang mengandung informasi pribadi perlu memperhatikan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) juga menyediakan pedoman dan informasi mengenai pengelolaan arsip dinamis, klasifikasi arsip, jadwal retensi, serta pengelolaan arsip elektronik.

Apa Itu Pengarsipan Dokumen Sekolah?

Pengarsipan dokumen sekolah merupakan kegiatan mengelola dokumen yang tercipta atau diterima dalam pelaksanaan fungsi satuan pendidikan.

Pengelolaan tersebut mencakup pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, pengamanan, hingga penyusutan sesuai ketentuan.

Tujuannya bukan sekadar menjaga kerapian lemari, melainkan memastikan dokumen dapat digunakan sebagai sumber informasi dan bukti kegiatan.

Dalam sistem kearsipan, dikenal istilah arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis mencakup arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital berdasarkan karakteristiknya.

Sekolah perlu memahami perbedaan tersebut agar tidak memperlakukan seluruh dokumen dengan cara yang sama.

Perbedaan Arsip Aktif, Inaktif, dan Vital

1. Arsip Aktif

Arsip aktif merupakan dokumen yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau digunakan secara terus-menerus.

Contohnya adalah berkas administrasi yang masih dibutuhkan dalam kegiatan sekolah berjalan, seperti surat kegiatan yang sedang diproses atau dokumen program yang masih dilaksanakan.

Arsip aktif sebaiknya ditempatkan pada lokasi yang mudah diakses oleh petugas berwenang.

2. Arsip Inaktif

Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Contohnya dapat berupa berkas kegiatan yang telah selesai dan tidak lagi digunakan secara rutin, tetapi masih harus disimpan sesuai jadwal retensi.

Arsip inaktif tidak berarti dokumen sudah boleh dibuang.

3. Arsip Vital

Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya sangat penting bagi kelangsungan operasional pencipta arsip dan tidak mudah digantikan jika rusak atau hilang.

Penetapan arsip vital harus didasarkan pada identifikasi dan penilaian yang tepat.

Dokumen penting tertentu, seperti dokumen legalitas atau dokumen kepemilikan yang tidak tergantikan, dapat memerlukan perlindungan khusus sesuai status dan ketentuan yang berlaku.

Arsip vital dapat tetap digunakan secara aktif maupun menjadi arsip yang jarang diakses. Karena itu, kategori vital tidak semata-mata ditentukan oleh frekuensi penggunaannya.

Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Sekolah Tahun 2026

Terdapat beberapa ketentuan utama yang perlu diperhatikan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

Undang-undang ini menjadi dasar penyelenggaraan kearsipan nasional.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas serta alat bukti yang sah.

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

Peraturan ini mengatur pelaksanaan UU Kearsipan, termasuk pengelolaan arsip dinamis dan penyusutan arsip.

Penyusutan tidak boleh dilakukan hanya berdasarkan keputusan informal petugas administrasi.

Pedoman Kearsipan ANRI

ANRI menjelaskan pentingnya beberapa instrumen, yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Instrumen tersebut membantu organisasi mengelola dokumen sesuai fungsi, masa simpan, dan tingkat kerahasiaannya.

Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022

Undang-undang tentang Pelindungan Data Pribadi relevan karena sekolah mengelola berbagai data pribadi murid, orang tua, guru, dan tenaga kependidikan.

Sekolah perlu menerapkan pengamanan serta pembatasan akses terhadap data tersebut sesuai kewajiban hukum yang berlaku.

Sekolah negeri juga harus mengikuti ketentuan kearsipan pemerintah daerah atau instansi pembinanya. Sekolah swasta perlu memperhatikan tata kelola badan penyelenggara serta ketentuan hukum yang relevan.

Jenis Dokumen yang Perlu Diarsipkan Sekolah

Dokumen sekolah dapat dikelompokkan berdasarkan fungsi administrasinya.

Administrasi Persuratan

Meliputi surat masuk, surat keluar, surat keputusan, undangan, disposisi, serta bukti pengiriman.

Administrasi Kesiswaan

Meliputi dokumen administratif peserta didik, dokumen pendaftaran, surat keterangan, serta dokumen pendidikan lainnya sesuai kewenangan.

Administrasi Kepegawaian

Meliputi dokumen penugasan, pengangkatan, surat keputusan, dan administrasi ketenagaan.

Administrasi Kurikulum

Meliputi dokumen perencanaan pembelajaran, program pendidikan, dan dokumen evaluasi yang perlu disimpan.

Administrasi Keuangan

Meliputi dokumen anggaran, bukti transaksi, pembukuan, laporan pertanggungjawaban, dan dokumen terkait lainnya.

Administrasi Sarana dan Prasarana

Meliputi dokumen inventaris, pengadaan, penerimaan barang, pemeliharaan, serta dokumen kepemilikan atau penguasaan aset yang relevan.

Administrasi Kelembagaan

Meliputi dokumen legalitas, perizinan, kerja sama, perencanaan sekolah, dan keputusan kelembagaan.

Pengelompokan tersebut merupakan contoh praktis. Klasifikasi resmi tetap perlu mengikuti ketentuan instansi atau organisasi pencipta arsip.

Cara Membuat Klasifikasi Arsip Sekolah

Klasifikasi arsip digunakan untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi.

Dengan klasifikasi yang jelas, petugas tidak perlu mencari dokumen secara acak di seluruh lemari atau folder digital.

Untuk sekolah swasta yang diperbolehkan membuat sistem internal sendiri, rancangan kelompok berikut dapat digunakan sebagai ilustrasi.

ADM – Administrasi Umum

Contoh isi: persuratan, agenda rapat, dan dokumen administrasi umum.

SIS – Administrasi Kesiswaan

Contoh isi: berkas administratif peserta didik serta dokumen pelayanan kesiswaan.

PEG – Administrasi Kepegawaian

Contoh isi: dokumen penugasan dan administrasi guru atau tenaga kependidikan.

KUR – Administrasi Kurikulum

Contoh isi: dokumen program pembelajaran dan evaluasi pendidikan.

KEU – Administrasi Keuangan

Contoh isi: dokumen anggaran, transaksi, serta pertanggungjawaban.

SAR – Administrasi Sarana dan Prasarana

Contoh isi: inventaris, pengadaan, dan pemeliharaan.

LEM – Administrasi Kelembagaan

Contoh isi: dokumen legalitas dan pengelolaan kelembagaan.

Kode tersebut hanyalah rancangan internal, bukan kode klasifikasi arsip nasional atau kode resmi pemerintah daerah.

Sekolah negeri harus menggunakan klasifikasi arsip yang ditetapkan oleh instansi berwenang, bukan menggantinya dengan kode contoh tersebut.

Baca Juga: Panduan Membuat Buku Inventaris Barang Sekolah: Kode Aset, Stok Opname, Mutasi, dan Contoh Format

Cara Membuat Kode Penyimpanan Arsip

Kode penyimpanan membantu petugas menemukan lokasi suatu dokumen.

Sebagai ilustrasi, sekolah dapat menggunakan pola internal:

ADM-SM-2026-001

Penjelasannya:

• ADM: Kelompok administrasi umum.
• SM: Subkelompok surat masuk.
• 2026: Tahun pencatatan.
• 001: Nomor identitas berkas.

Contoh lainnya:

PEG-SK-2026-015

Kode tersebut dapat digunakan secara internal untuk mengidentifikasi arsip keputusan kepegawaian jika sesuai kebijakan lembaga.

Namun, kode penyimpanan perlu dibedakan dari nomor surat resmi.

Satu dokumen dapat memiliki nomor surat yang diterbitkan oleh instansi pembuat dan kode arsip yang digunakan untuk penataan berkas.

Keduanya tidak boleh dicampurkan tanpa sistem pencatatan yang jelas.

Contoh Format Daftar Arsip Sekolah

Berikut contoh register arsip menggunakan format teks agar aman ketika disalin ke CMS.

DAFTAR ARSIP DOKUMEN SEKOLAH

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Tahun Pendataan: 2026

Petugas: ....................................

Data Arsip 001

• Kode Arsip: ADM-SM-2026-001
• Jenis Dokumen: Surat undangan
• Tanggal Dokumen: 10 Oktober 2026
• Asal Dokumen: Instansi Pendidikan A (simulasi)
• Uraian: Undangan kegiatan pelatihan
• Jumlah Berkas: 1
• Media: Kertas dan salinan digital
• Lokasi: Lemari A, Rak 1, Boks 01
• Status: Aktif
• Tingkat Akses: Sesuai klasifikasi yang berlaku
• Ketentuan Retensi: Mengikuti JRA yang berlaku

Data Arsip 002

• Kode Arsip: PEG-SK-2026-015
• Jenis Dokumen: Surat keputusan penugasan
• Tanggal Dokumen: 15 Oktober 2026
• Uraian: Penugasan tenaga kependidikan
• Jumlah Berkas: 1
• Media: Kertas
• Lokasi: Lemari B, Rak 2, Boks 03
• Status: Aktif
• Tingkat Akses: Terbatas sesuai kewenangan
• Ketentuan Retensi: Mengikuti JRA yang berlaku

Seluruh nama, kode, dan identitas dalam contoh tersebut merupakan simulasi administrasi.

Pada penggunaan sebenarnya, register perlu dikembangkan sesuai struktur klasifikasi, metadata, dan prosedur kearsipan organisasi.

Apa Itu Jadwal Retensi Arsip atau JRA?

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan daftar yang memuat jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, serta keterangan mengenai tindakan akhir terhadap arsip.

Menurut ANRI, JRA digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Keterangan akhir dapat berupa dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan sesuai ketentuan.

Karena itu, seluruh arsip sekolah tidak boleh diberi masa simpan yang sama secara sembarangan.

Misalnya, surat undangan kegiatan, dokumen kepegawaian, dokumen keuangan, dan dokumen legalitas dapat mempunyai ketentuan retensi yang berbeda.

Penentuan jangka waktu penyimpanan harus mengacu pada JRA yang sah dan ketentuan instansi terkait.

Sekolah tidak sebaiknya menetapkan aturan umum bahwa seluruh dokumen boleh dimusnahkan setelah tiga atau lima tahun tanpa memeriksa dasar hukumnya.

Contoh Format Register Pemantauan Retensi Arsip

REGISTER PEMANTAUAN RETENSI ARSIP

Nama Sekolah: ....................................

Periode Pemeriksaan: ....................................

Kode Arsip: ....................................

Jenis Arsip: ....................................

Tahun Penciptaan: ....................................

Tanggal Penutupan Berkas: ....................................

Status Aktif/Inaktif: ....................................

Acuan JRA: ....................................

Retensi Aktif Menurut JRA: ....................................

Retensi Inaktif Menurut JRA: ....................................

Nasib Akhir Menurut JRA: ....................................

Tanggal Evaluasi: ....................................

Hasil Penilaian: ....................................

Tindak Lanjut: ....................................

Penanggung Jawab: ....................................

Format tersebut merupakan lembar kontrol internal, bukan dokumen penetapan JRA.

Apakah Arsip yang Sudah Lama Boleh Dimusnahkan?

Tidak semua arsip yang sudah lama disimpan dapat langsung dimusnahkan.

Pemusnahan merupakan bagian dari penyusutan arsip yang harus mengikuti ketentuan hukum dan prosedur organisasi.

Sebelum suatu arsip dimusnahkan, perlu diperiksa antara lain:

1. Apakah jangka waktu retensinya telah terpenuhi.
2. Apakah JRA yang berlaku merekomendasikan pemusnahan.
3. Apakah dokumen masih diperlukan untuk kepentingan administrasi atau hukum.
4. Apakah terdapat pemeriksaan, sengketa, atau kewajiban lain yang belum selesai.
5. Apakah kewenangan dan prosedur persetujuan pemusnahan telah dipenuhi.
6. Apakah daftar usul musnah serta dokumentasi yang diperlukan telah disiapkan.

Berkas yang mempunyai nilai kesejarahan atau ditetapkan permanen harus ditangani sesuai prosedur penyelamatan arsip.

Bendahara, operator, atau petugas tata usaha tidak seharusnya memusnahkan dokumen hanya karena lemari sudah penuh.

SOP Pengarsipan Dokumen Fisik Sekolah

SOP pengarsipan fisik dapat dimulai dari penerimaan dokumen hingga penempatannya pada lokasi penyimpanan.

Tahap 1: Penerimaan Dokumen

Petugas menerima dokumen yang sudah selesai diproses dari unit terkait.

Tahap 2: Pemeriksaan Kelengkapan

Periksa identitas, tanggal, jumlah lampiran, dan dokumen pendukung.

Tahap 3: Identifikasi Klasifikasi

Tentukan kelompok arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan sesuai sistem yang berlaku.

Tahap 4: Registrasi

Masukkan informasi dokumen ke daftar arsip.

Tahap 5: Pemberkasan

Kelompokkan dokumen dalam berkas yang berkaitan agar konteks kegiatan tetap terjaga.

Tahap 6: Penyimpanan

Letakkan berkas pada map, boks, rak, atau lemari yang sesuai.

Tahap 7: Pencatatan Lokasi

Catat letak dokumen agar mudah ditemukan.

Tahap 8: Pengamanan

Terapkan perlindungan terhadap debu, kelembapan, air, serangga, kebakaran, serta akses yang tidak sah.

Tahap 9: Pemeriksaan Berkala

Lakukan pemeriksaan kondisi fisik dan kelengkapan arsip.

Tahap 10: Penyusutan

Laksanakan pemindahan, penyerahan, atau pemusnahan hanya berdasarkan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Cara Digitalisasi Arsip Sekolah

Digitalisasi arsip dilakukan untuk memudahkan pencarian, penggunaan, dan pengamanan salinan dokumen.

Namun, kegiatan memindai kertas menjadi PDF tidak otomatis menggantikan kedudukan arsip aslinya.

Sekolah perlu memperhatikan keaslian, integritas, kelengkapan, serta aturan terkait dokumen asli.

Berikut contoh proses digitalisasi.

Langkah 1: Pilih Dokumen yang Akan Dipindai

Tentukan jenis dokumen berdasarkan kebutuhan pelayanan, nilai administratif, kondisi fisik, dan kewenangan.

Langkah 2: Periksa Dokumen Asli

Pastikan halaman lengkap, urutan benar, dan tidak terdapat kerusakan yang menghambat pemindaian.

Langkah 3: Lakukan Pemindaian

Gunakan pemindai atau perangkat yang menghasilkan dokumen terbaca dengan baik.

Untuk dokumen teks biasa, resolusi sekitar 300 dpi dapat digunakan sebagai acuan teknis praktis, dengan penyesuaian menurut ukuran tulisan dan kondisi dokumen.

Langkah 4: Periksa Hasil Digital

Pastikan seluruh halaman terbaca, tidak terpotong, dan mempunyai urutan yang benar.

Langkah 5: Berikan Nama File

Gunakan nama file yang konsisten, misalnya:

2026-10-15_ADM-SM-001_Undangan-Pelatihan.pdf

Hindari menggunakan nama yang mengungkapkan informasi sensitif apabila file dapat terlihat oleh pihak yang tidak berkepentingan.

Langkah 6: Tambahkan Metadata

Metadata dapat memuat tanggal, kode arsip, jenis dokumen, pencipta, serta lokasi penyimpanan arsip asli.

Langkah 7: Simpan pada Lokasi yang Aman

Gunakan sistem penyimpanan dengan pengaturan akses sesuai kewenangan.

Langkah 8: Buat Cadangan

Sediakan cadangan yang terlindungi serta dapat dipulihkan ketika terjadi kerusakan perangkat atau kehilangan data.

Langkah 9: Periksa Secara Berkala

Pastikan dokumen tetap dapat dibuka dan belum mengalami perubahan yang tidak sah.

Langkah 10: Pertahankan Dokumen Asli Sesuai Ketentuan

Jangan langsung memusnahkan arsip kertas setelah dipindai tanpa memeriksa ketentuan hukum, nilai arsip, dan prosedur penyusutannya.

Contoh Struktur Folder Arsip Digital

Untuk sekolah yang menggunakan penyimpanan internal sederhana, pengelompokan folder dapat dirancang berdasarkan tahun dan fungsi.

ARSIP SEKOLAH

2026

• 01_Administrasi_Umum
• 02_Kesiswaan
• 03_Kepegawaian
• 04_Kurikulum
• 05_Keuangan
• 06_Sarana_Prasarana
• 07_Kelembagaan
• 08_Arsip_Inaktif

Di dalam setiap folder, sekolah dapat membuat subfolder berdasarkan klasifikasi dan kegiatan.

Contohnya:

2026/01_Administrasi_Umum/Surat_Masuk

Namun, pola folder tersebut hanya contoh penataan operasional.

Apabila pemerintah daerah atau penyelenggara mempunyai sistem klasifikasi arsip resmi, sekolah perlu mengikuti sistem tersebut.

Baca Juga: Panduan Menyusun RKS, RKJM, dan RKT Sekolah, Lengkap dengan Contoh Format dan Evaluasi Program

SOP Peminjaman Arsip Sekolah

Arsip tertentu dapat dipinjam untuk keperluan administrasi, pemeriksaan, atau pelayanan.

Namun, peminjaman perlu dicatat agar lokasi dokumen dapat diketahui.

Contoh alur peminjaman meliputi:

1. Pemohon menyampaikan kebutuhan dokumen.
2. Petugas memeriksa kewenangan pemohon.
3. Petugas memastikan dokumen dapat diakses sesuai ketentuan.
4. Permohonan dicatat dalam register.
5. Dokumen diserahkan atau diakses melalui cara yang aman.
6. Batas waktu pengembalian ditentukan jika diperlukan.
7. Petugas memeriksa kelengkapan saat dokumen dikembalikan.
8. Register diperbarui.

Untuk dokumen yang mengandung data pribadi, sekolah perlu membatasi informasi yang diberikan sesuai kebutuhan yang sah.

Contoh Formulir Peminjaman Arsip

FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP SEKOLAH

Nomor Permohonan: ....................................

Nama Pemohon: ....................................

Unit atau Instansi: ....................................

Tujuan Peminjaman: ....................................

Kode Arsip: ....................................

Jenis Dokumen: ....................................

Tanggal Peminjaman: ....................................

Batas Pengembalian: ....................................

Jenis Akses: Pemeriksaan di Tempat / Salinan / Peminjaman Fisik

Persetujuan Pejabat Berwenang: ....................................

Petugas Penyerah: ....................................

Tanggal Pengembalian: ....................................

Kondisi Dokumen Saat Kembali: ....................................

Catatan: ....................................

Formulir tersebut merupakan contoh kontrol internal dan perlu disesuaikan dengan ketentuan keamanan akses arsip.

Perlindungan Data Pribadi dalam Arsip Sekolah

Sekolah mengelola data yang dapat berkaitan dengan identitas dan kehidupan pribadi murid, guru, orang tua, serta pegawai.

Oleh karena itu, keamanan arsip harus menjadi perhatian.

Data yang tersimpan tidak seharusnya dapat diakses oleh siapa saja hanya karena berada di komputer tata usaha.

Langkah pengamanan yang dapat diterapkan antara lain:

Pembatasan Hak Akses

Berikan akses hanya kepada petugas yang memerlukan dokumen sesuai tugasnya.

Pengamanan Akun

Gunakan kata sandi yang kuat dan autentikasi tambahan jika tersedia.

Pengendalian Salinan

Hindari menggandakan atau mengirim dokumen pribadi tanpa tujuan dan dasar yang sah.

Pencatatan Akses

Untuk dokumen sensitif, catat pihak yang mengakses atau menerima salinan apabila diperlukan.

Pengamanan Penyimpanan

Simpan dokumen fisik dalam tempat terkunci dan dokumen digital pada sistem yang sesuai tingkat risikonya.

Penanganan Insiden

Jika dokumen hilang, bocor, atau diakses tanpa izin, lakukan penanganan sesuai kewajiban hukum dan kebijakan lembaga.

Sekolah juga perlu memperhatikan ketentuan khusus mengenai data anak sebagaimana diatur dalam UU Pelindungan Data Pribadi.

Contoh Berita Acara Pemeriksaan Arsip Sekolah

BERITA ACARA PEMERIKSAAN ADMINISTRASI ARSIP

Nomor: ....................................

Nama Sekolah: ....................................

Tanggal Pemeriksaan: ....................................

Lokasi Pemeriksaan: ....................................

Petugas Pemeriksa: ....................................

Penanggung Jawab Arsip: ....................................

A. Ruang Lingkup Pemeriksaan

• Arsip persuratan.
• Arsip kesiswaan.
• Arsip kepegawaian.
• Arsip kurikulum.
• Arsip keuangan.
• Arsip sarana prasarana.
• Arsip kelembagaan.
• Arsip digital.

B. Hasil Pemeriksaan

Jumlah Berkas yang Diperiksa: ....................................

Dokumen Lengkap: ....................................

Dokumen yang Memerlukan Penelusuran: ....................................

Kondisi Fisik Arsip: ....................................

Kesesuaian Lokasi Penyimpanan: ....................................

Kondisi Keamanan Arsip Digital: ....................................

C. Temuan

....................................

D. Rencana Tindak Lanjut

....................................

Penanggung Jawab: ....................................

Batas Penyelesaian: ....................................

E. Pengesahan Internal

Petugas Pemeriksa: ....................................

Penanggung Jawab Arsip: ....................................

Mengetahui Kepala Sekolah: ....................................

Format tersebut merupakan contoh berita acara pemeriksaan internal, bukan pengganti instrumen pengawasan kearsipan resmi.

Jadwal Pemeriksaan Arsip Sekolah

Sekolah dapat menerapkan pemeriksaan berkala berdasarkan kebutuhan administrasinya.

Harian

• Mencatat dokumen yang baru diterima atau diterbitkan.
• Mengembalikan arsip ke lokasi yang telah ditetapkan.
• Memastikan dokumen sensitif tidak ditinggalkan pada tempat terbuka.

Mingguan

• Memeriksa dokumen yang belum diberkaskan.
• Memantau peminjaman dan pengembalian.
• Memeriksa kelengkapan salinan digital.

Bulanan

• Memeriksa register dan lokasi penyimpanan.
• Mengevaluasi kondisi fisik berkas.
• Memeriksa keberhasilan pencadangan data.

Semesteran

• Menilai arsip yang perlu dipindahkan dari penyimpanan aktif berdasarkan ketentuan.
• Memeriksa kelengkapan klasifikasi.
• Mengevaluasi sistem keamanan dan akses.

Tahunan

• Memperbarui daftar arsip.
• Melakukan evaluasi pelaksanaan pengarsipan.
• Memeriksa arsip yang memasuki tahap penilaian retensi.
• Menyiapkan tindak lanjut penyusutan sesuai prosedur resmi.

Jadwal tersebut hanya contoh kalender pemeriksaan internal, bukan ketentuan masa retensi dokumen.

Checklist Pengarsipan Dokumen Sekolah

Gunakan daftar berikut untuk membantu petugas tata usaha mengevaluasi administrasi kearsipan.

A. Klasifikasi dan Registrasi

• Dokumen dikelompokkan sesuai klasifikasi yang berlaku.
• Daftar arsip tersedia.
• Kode arsip digunakan secara konsisten.
• Nomor surat dan kode penyimpanan dapat dibedakan.
• Lokasi dokumen tercatat.
• Dokumen dapat ditemukan kembali.

B. Pengelolaan Arsip Fisik

• Berkas tersimpan pada lokasi yang sesuai.
• Map, boks, dan rak mempunyai identitas.
• Dokumen terlindungi dari kerusakan.
• Akses terhadap dokumen terbatas telah diatur.
• Peminjaman arsip mempunyai catatan.

C. Pengelolaan Arsip Digital

• Dokumen hasil pemindaian dapat dibaca.
• Halaman dokumen lengkap.
• Nama file konsisten.
• Metadata tersedia sesuai kebutuhan.
• Hak akses telah diatur.
• Cadangan data tersedia dan dapat diuji pemulihannya.
• Dokumen asli tetap dikelola sesuai ketentuan.

D. Retensi dan Penyusutan

• Acuan JRA yang berlaku telah diidentifikasi.
• Arsip aktif dan inaktif telah dipetakan.
• Dokumen yang mendekati akhir retensi telah diperiksa.
• Arsip yang masih dibutuhkan tidak dimusnahkan.
• Prosedur penilaian dan persetujuan penyusutan diikuti.
• Dokumen pemindahan atau pemusnahan tersedia apabila diperlukan.

E.