Panduan SPJ dan LPJ Keuangan Sekolah 2026: Bukti Transaksi, Nota, Kuitansi, dan Contoh Format

KebonCinta.com – Pengelolaan keuangan sekolah tidak berhenti ketika dana telah digunakan untuk membeli barang, membayar jasa, atau melaksanakan kegiatan pendidikan. Setiap pengeluaran juga harus memiliki bukti yang sah, dicatat secara tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan melalui dokumen administrasi keuangan.

Dalam praktiknya, bendahara sekolah sering berhadapan dengan berbagai dokumen, seperti nota pembelian, kuitansi pembayaran, bukti transfer, faktur, berita acara serah terima, Buku Kas Umum (BKU), serta laporan realisasi anggaran.

Dokumen tersebut mempunyai fungsi berbeda, tetapi saling berkaitan dalam membuktikan bahwa penggunaan dana dilakukan untuk kebutuhan yang benar-benar terjadi.

Sebagai contoh, sekolah membeli perlengkapan pembelajaran senilai Rp2.500.000. Transaksi tersebut tidak cukup hanya dicatat sebagai pengeluaran. Sekolah juga perlu memastikan terdapat dasar pengadaan, bukti pembayaran, dokumen penerimaan barang apabila diperlukan, serta pencatatan pada sistem keuangan yang berlaku.

Apabila administrasi tidak lengkap, sekolah dapat mengalami kesulitan ketika melakukan pemeriksaan, menyusun laporan, atau menjelaskan penggunaan dana kepada pihak yang berwenang.

Khusus pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan (BOSP) tahun 2026, sekolah harus mengikuti Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana BOSP.

Peraturan tersebut menegaskan pentingnya perencanaan, penatausahaan, pelaporan, dan pertanggungjawaban penggunaan dana pendidikan.

Lantas, apa perbedaan SPJ dan LPJ sekolah, dokumen apa saja yang perlu disiapkan, dan bagaimana menyusun administrasi yang mudah diperiksa?

Mengenal SPJ dan LPJ Keuangan Sekolah

Istilah SPJ dan LPJ sering digunakan dalam administrasi keuangan sekolah. Meskipun berkaitan, keduanya perlu dipahami berdasarkan fungsi dan konteks penggunaannya.

SPJ (Surat Pertanggungjawaban) dalam praktik administrasi sering merujuk pada surat atau berkas pertanggungjawaban atas penggunaan anggaran dan kegiatan tertentu.

Sementara itu, LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) merupakan dokumen yang menjelaskan pelaksanaan kegiatan atau realisasi penggunaan dana dalam suatu periode.

Istilah SPJ juga terkadang digunakan untuk menyebut keseluruhan berkas bukti pengeluaran. Oleh karena itu, sekolah perlu mengikuti istilah dan format resmi yang ditetapkan oleh pemberi dana, pemerintah daerah, yayasan, atau penyelenggara pendidikan.

Secara sederhana, kumpulan nota, kuitansi, bukti pembayaran, serta dokumen pendukung merupakan bahan untuk membuktikan transaksi. Adapun laporan pertanggungjawaban menyajikan informasi mengenai penggunaan dana secara lebih menyeluruh.

Penting dicatat bahwa tidak semua transaksi wajib menggunakan surat SPJ tersendiri atau LPJ kegiatan dengan format yang sama. Jenis dokumen yang diperlukan bergantung pada sumber dana, mekanisme pengeluaran, dan ketentuan yang berlaku.

Dasar Hukum Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah Tahun 2026

Untuk Dana BOSP, pedoman utama pengelolaan tahun 2026 adalah Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026.

Peraturan tersebut mengatur penggunaan dana berdasarkan kebutuhan satuan pendidikan yang dituangkan dalam dokumen perencanaan.

Dalam pelaksanaannya, penggunaan dana juga harus mengikuti mekanisme pengadaan barang dan jasa serta ketentuan administrasi yang berlaku.

Pada tahap pengelolaan di satuan pendidikan, terdapat tiga proses utama:

1. Perencanaan dan penganggaran.
2. Pelaksanaan penatausahaan.
3. Pelaporan dan pertanggungjawaban.

Setiap penggunaan dana harus dicatat secara lengkap dan didukung dokumen yang sesuai.

Untuk satuan pendidikan yang menggunakan ARKAS, pencatatan realisasi Dana BOSP dilakukan melalui aplikasi tersebut.

Sementara itu, sumber dana seperti bantuan pemerintah daerah, dana yayasan, atau pendanaan sah lainnya dapat mempunyai mekanisme pertanggungjawaban berbeda.

Karena itu, bendahara perlu mengidentifikasi sumber dana sebelum menentukan dokumen yang harus disiapkan.

Dokumen yang Perlu Disiapkan untuk SPJ Keuangan Sekolah

Kelengkapan administrasi bergantung pada jenis transaksi. Namun, beberapa dokumen berikut umum digunakan untuk mendukung pertanggungjawaban.

1. Dokumen Perencanaan Anggaran

Dokumen perencanaan berfungsi membuktikan bahwa kegiatan atau pembelian mempunyai dasar anggaran.

Contohnya adalah RKAS yang telah disahkan, rencana kebutuhan kegiatan, atau dokumen anggaran lain yang berlaku.

Bendahara perlu memastikan barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan.

2. Nota atau Faktur Pembelian

Nota digunakan sebagai bukti rincian transaksi pembelian barang atau jasa.

Informasi yang perlu diperiksa antara lain identitas penjual, tanggal transaksi, uraian barang, jumlah, harga, dan nilai keseluruhan.

Faktur dapat memuat rincian transaksi yang lebih lengkap. Faktur pajak, apabila diwajibkan, merupakan dokumen perpajakan tersendiri.

3. Kuitansi Pembayaran

Kuitansi digunakan sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima oleh pihak yang berhak.

Kuitansi sebaiknya memuat identitas penerima, jumlah uang, tujuan pembayaran, tanggal, serta pengesahan atau tanda tangan sesuai mekanisme transaksi.

Tidak semua pembayaran harus menggunakan kuitansi kertas apabila bukti pembayaran elektronik telah memenuhi ketentuan yang berlaku.

4. Bukti Transfer atau Pembayaran

Untuk pembayaran melalui rekening bank, bukti transfer membantu menelusuri aliran dana.

Bendahara perlu mencocokkannya dengan mutasi rekening, identitas penerima, dan dokumen transaksi.

Bukti transfer saja belum selalu cukup untuk menjelaskan barang atau jasa yang dibeli. Karena itu, dokumen pendukung lainnya tetap perlu diperiksa.

5. Berita Acara Serah Terima

Berita acara serah terima digunakan ketika diperlukan untuk membuktikan bahwa barang atau jasa telah diterima sesuai ketentuan.

Dokumen tersebut dapat memuat jumlah barang, kondisi, waktu penyerahan, pihak yang menyerahkan, dan pihak yang menerima.

Untuk pengadaan tertentu, dokumen penerimaan barang dapat menjadi bagian penting dalam pemeriksaan administrasi.

6. Dokumen Perpajakan

Apabila transaksi menimbulkan kewajiban perpajakan, bendahara perlu memastikan administrasi pajak telah dilaksanakan sesuai ketentuan.

Dokumen yang relevan dapat berupa bukti potong atau pungut, kode billing, bukti pembayaran, dan Nomor Transaksi Penerimaan Negara (NTPN).

Jenis dokumen bergantung pada karakter transaksi, mekanisme pembayaran, dan pihak yang mempunyai kewajiban perpajakan.

7. Dokumen Pencatatan Keuangan

Dokumen pembukuan digunakan untuk menghubungkan bukti transaksi dengan laporan realisasi.

Pada Dana BOSP, pencatatan dilakukan melalui BKU dalam ARKAS sesuai mekanisme yang tersedia.

Dokumen pembukuan internal seperti rekap Excel dapat membantu pemeriksaan, tetapi tidak menggantikan pencatatan resmi.

Baca Juga: Panduan Menyusun RKS, RKJM, dan RKT Sekolah, Lengkap dengan Contoh Format dan Evaluasi Program

Cara Menyusun SPJ Keuangan Sekolah

Penyusunan berkas pertanggungjawaban sebaiknya dilakukan sejak transaksi berlangsung, bukan hanya ketika laporan akan diperiksa.

Tahap pertama: Periksa dasar kegiatan.

Pastikan transaksi sesuai dengan kegiatan yang direncanakan serta ketentuan sumber dana.

Tahap kedua: Kumpulkan bukti transaksi.

Siapkan nota, faktur, kuitansi, bukti transfer, dan dokumen pendukung sesuai kebutuhan.

Tahap ketiga: Verifikasi kelengkapan.

Periksa tanggal, uraian, nominal, pihak penerima, dan kesesuaian dokumen.

Tahap keempat: Cocokkan dengan barang atau jasa.

Pastikan barang atau jasa benar-benar diterima atau pekerjaan dilaksanakan sesuai perjanjian.

Tahap kelima: Periksa kewajiban perpajakan.

Lakukan pemeriksaan berdasarkan jenis transaksi dan aturan yang berlaku.

Tahap keenam: Catat realisasi.

Masukkan transaksi ke pembukuan dan sistem resmi sesuai sumber dana.

Tahap ketujuh: Susun berkas secara sistematis.

Urutkan dokumen berdasarkan nomor bukti, tanggal, kegiatan, atau klasifikasi yang diterapkan sekolah.

Tahap kedelapan: Lakukan pemeriksaan akhir.

Pastikan tidak terdapat transaksi ganda, nominal berbeda, atau dokumen yang belum lengkap.

Contoh Format Lembar Verifikasi SPJ

Berikut contoh formulir administrasi internal yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan sekolah.

LEMBAR VERIFIKASI BERKAS PERTANGGUNGJAWABAN

Nama Sekolah: ....................................

Tahun Anggaran: ....................................

Sumber Dana: ....................................

Nama Kegiatan: ....................................

Tanggal Transaksi: ....................................

Nomor Bukti: ....................................

Jumlah Pengeluaran: Rp............................

Daftar Pemeriksaan Dokumen

• Kegiatan sesuai anggaran yang berlaku.
• Nota atau faktur tersedia.
• Kuitansi atau bukti pembayaran tersedia.
• Jumlah dan harga telah diperiksa.
• Identitas penyedia atau penerima pembayaran sesuai.
• Bukti penerimaan barang/jasa tersedia jika diperlukan.
• Kewajiban pajak telah diperiksa.
• Transaksi telah dicatat dalam pembukuan.
• Dokumen telah diarsipkan.

Catatan Pemeriksaan: ....................................

Petugas Pemeriksa: ....................................

Tanggal Pemeriksaan: ....................................

Tanda Tangan: ....................................

Format ini merupakan contoh kontrol administrasi internal dan bukan formulir SPJ baku yang diwajibkan oleh Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026.

Contoh Format Kuitansi Pembayaran Sekolah

Sekolah dapat menggunakan format kuitansi sesuai ketentuan transaksi dan penyelenggara.

KUITANSI PEMBAYARAN

Nomor Kuitansi: ....................................

Sudah diterima dari: ....................................

Uang sejumlah: Rp............................

Terbilang: ....................................

Untuk pembayaran: ....................................

Nama barang/jasa/kegiatan: ....................................

Tanggal pembayaran: ....................................

Metode pembayaran: Tunai / Transfer

Nama penerima: ....................................

Tempat, tanggal: ....................................

Tanda tangan penerima: ....................................

Kuitansi harus mencerminkan transaksi yang sebenarnya. Sekolah tidak boleh membuat kuitansi dengan tanggal, nominal, atau identitas yang tidak sesuai hanya untuk melengkapi berkas pertanggungjawaban.

Apabila diperlukan meterai, penggunaannya mengikuti ketentuan bea meterai yang berlaku. Meterai bukan pengganti kebenaran transaksi maupun kelengkapan bukti pendukung.

Contoh Format Rekap Bukti Pengeluaran

Untuk menghindari tabel yang terlalu lebar ketika dimuat pada website, rekap transaksi dapat disusun menggunakan format per transaksi.

REKAP BUKTI PENGELUARAN SEKOLAH

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Periode: Oktober 2026

Sumber Dana: Dana Operasional (simulasi)

Transaksi 001

• Tanggal: 5 Oktober 2026
• Nomor Bukti: K-001
• Uraian: Pembelian alat tulis kantor
• Nominal: Rp750.000
• Bukti: Nota dan bukti pembayaran
• Status: Lengkap

Transaksi 002

• Tanggal: 8 Oktober 2026
• Nomor Bukti: K-002
• Uraian: Pembayaran listrik sekolah
• Nominal: Rp500.000
• Bukti: Tagihan dan bukti pembayaran
• Status: Lengkap

Transaksi 003

• Tanggal: 12 Oktober 2026
• Nomor Bukti: K-003
• Uraian: Pembelian bahan pembelajaran
• Nominal: Rp1.250.000
• Bukti: Faktur dan bukti pembayaran
• Status: Perlu pemeriksaan dokumen penerimaan

Total pengeluaran: Rp2.500.000

Seluruh angka merupakan simulasi administrasi dan bukan laporan keuangan sekolah yang sebenarnya.

Format rekap seperti ini dapat digunakan untuk latihan atau pemeriksaan internal.