KebonCinta.com – Tata usaha sekolah merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan layanan pendidikan. Meskipun tidak secara langsung melaksanakan kegiatan pembelajaran di kelas, tenaga tata usaha mempunyai peran besar dalam memastikan administrasi sekolah berjalan tertib, dokumen tersimpan dengan baik, dan kebutuhan pelayanan warga sekolah dapat terpenuhi.
Setiap hari, bagian tata usaha dapat menangani berbagai pekerjaan, mulai dari pengelolaan surat masuk dan keluar, pendataan peserta didik, pengarsipan dokumen, pelayanan administrasi guru, hingga penyusunan laporan yang dibutuhkan kepala sekolah.
Sebagai contoh, ketika seorang murid membutuhkan surat keterangan aktif sekolah, petugas tata usaha perlu memastikan data murid benar, menyiapkan surat sesuai format, memperoleh pengesahan dari pihak berwenang, serta mencatat dokumen yang diterbitkan.
Begitu pula ketika sekolah menerima surat dari dinas pendidikan. Dokumen tersebut harus dicatat, diteruskan kepada pihak terkait, dan disimpan agar dapat ditemukan kembali ketika diperlukan.
Tanpa sistem administrasi yang jelas, sekolah dapat mengalami kesulitan dalam menemukan dokumen, memperbarui data, serta memberikan pelayanan yang cepat dan akurat.
Pada tahun 2026, terdapat pembaruan penting yang perlu dipahami dalam pengelolaan tenaga administrasi sekolah.
Permendikdasmen Nomor 21 Tahun 2025 tentang Standar Tenaga Kependidikan telah menggantikan sejumlah peraturan sebelumnya, termasuk Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah.
Selain itu, Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan menjadi salah satu dasar penyelenggaraan manajemen sekolah yang terencana, efektif, dan berkelanjutan.
Dengan demikian, pengelolaan tata usaha perlu mengikuti ketentuan terbaru sekaligus menyesuaikan kebutuhan nyata setiap satuan pendidikan.
Tata usaha sekolah merupakan sebutan umum bagi unit atau fungsi yang menangani berbagai kegiatan administrasi untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan.
Kegiatan tersebut dapat mencakup pelayanan dokumen, pendataan, persuratan, pengarsipan, administrasi kepegawaian, serta dukungan terhadap pengelolaan informasi sekolah.
Petugas yang menjalankan fungsi tersebut dikenal sebagai tenaga administrasi sekolah.
Dalam Permendikdasmen Nomor 21 Tahun 2025, tenaga administrasi termasuk dalam kelompok tenaga kependidikan selain pendidik.
Keberadaan tenaga administrasi bertujuan mendukung kelancaran pengelolaan dan pelayanan teknis pendidikan.
Jumlah serta jenis tenaga kependidikan selain pendidik disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan dan penyelenggaraan masing-masing satuan pendidikan.
Artinya, pembagian pekerjaan TU dapat berbeda antara sekolah kecil dengan sekolah yang mempunyai banyak rombongan belajar, murid, dan pegawai.
Terdapat dua regulasi utama yang perlu diperhatikan.
Peraturan ini mengatur standar tenaga kependidikan pada pendidikan anak usia dini, jenjang pendidikan dasar, dan pendidikan menengah.
Tenaga administrasi menjadi salah satu bagian tenaga kependidikan selain pendidik.
Standar kompetensi tenaga kependidikan selain pendidik dalam peraturan ini mencakup kompetensi kepribadian, sosial, dan profesional.
Kompetensi tersebut berkaitan dengan integritas, kemampuan bekerja sama, pelayanan, serta pelaksanaan tugas sesuai bidang pekerjaan.
Peraturan ini mulai berlaku pada 31 Oktober 2025.
Penting diketahui bahwa Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 sudah dicabut sehingga tidak tepat lagi digunakan sebagai dasar hukum utama standar tenaga administrasi sekolah tahun 2026.
Peraturan ini mengatur Standar Pengelolaan pada pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah.
Standar pengelolaan mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan.
Kegiatan pengelolaan juga didukung oleh sistem informasi serta penerapan manajemen berbasis sekolah atau madrasah.
Bagi tata usaha, ketentuan tersebut berkaitan dengan pentingnya penyediaan data, pengelolaan dokumen, pelayanan administrasi, dan dukungan terhadap pelaksanaan program sekolah.
Kedua regulasi tersebut tidak menetapkan bahwa semua sekolah harus mempunyai jumlah petugas TU atau susunan jabatan internal yang persis sama.
Secara operasional, tugas tata usaha dapat dikelompokkan berdasarkan kebutuhan administrasi satuan pendidikan.
Bagian tata usaha menangani surat masuk, surat keluar, penomoran surat, disposisi, serta pengarsipan dokumen.
Setiap surat perlu mempunyai informasi yang jelas agar mudah ditelusuri.
Misalnya, surat dari dinas pendidikan dicatat berdasarkan tanggal penerimaan, nomor surat, pengirim, perihal, serta tindak lanjut.
Tata usaha dapat membantu pengelolaan data administratif murid, termasuk identitas, dokumen pendaftaran, surat keterangan, dan arsip pendidikan.
Data harus dicocokkan dengan dokumen yang sah serta sistem pendataan resmi apabila relevan.
Petugas juga perlu menjaga kerahasiaan dokumen pribadi murid.
Administrasi kepegawaian mencakup pengelolaan dokumen guru dan tenaga kependidikan sesuai kewenangan.
Contohnya meliputi surat tugas, dokumen pengangkatan, rekap administrasi kehadiran, arsip penugasan, dan dokumen pengembangan kompetensi.
Tata usaha dapat membantu pengarsipan dokumen inventaris, pemeliharaan, dan administrasi barang berdasarkan pembagian tugas.
Namun, tanggung jawab pengelolaan aset tetap mengikuti ketentuan kepemilikan barang serta penugasan pihak yang berwenang.
Pada sekolah tertentu, tenaga tata usaha dapat membantu pengelompokan dokumen administrasi keuangan.
Akan tetapi, fungsi tersebut tidak otomatis memberikan kewenangan kepada seluruh petugas TU untuk menerima, mengeluarkan, atau menyetujui penggunaan uang sekolah.
Kewenangan keuangan harus mengikuti pembagian tugas, ketentuan sumber dana, dan tanggung jawab bendahara serta kepala sekolah.
Tata usaha juga memberikan layanan kepada murid, orang tua, guru, alumni, serta pihak terkait.
Pelayanan dapat berupa penerbitan surat keterangan, pemberian informasi administratif, dan pengurusan dokumen yang memang menjadi kewenangannya.
Pelayanan sebaiknya menggunakan prosedur yang jelas agar dokumen diterbitkan secara benar dan tepat waktu.
Struktur organisasi tata usaha dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kapasitas sekolah.
Berikut contoh pembagian organisasi internal untuk satuan pendidikan dengan jumlah petugas yang memadai.
Kepala Sekolah
Bertanggung jawab memimpin dan mengendalikan penyelenggaraan administrasi sekolah.
Koordinator atau Kepala Tata Usaha
Mengatur pembagian pekerjaan administratif, memantau pelayanan, serta mengoordinasikan penyusunan laporan sesuai kewenangan.
Petugas Administrasi Persuratan dan Arsip
Menangani pencatatan surat, penomoran, disposisi, dan pengelolaan arsip.
Petugas Administrasi Kesiswaan
Membantu pengelolaan dokumen administratif murid dan pelayanan keterangan kesiswaan.
Petugas Administrasi Kepegawaian
Menangani dokumen administratif guru serta tenaga kependidikan.
Petugas Pendataan dan Sistem Informasi
Membantu pengelolaan data serta sistem informasi sesuai penugasan dan hak akses.
Petugas Layanan Administrasi
Melayani pengajuan dokumen, permintaan informasi, dan kebutuhan administrasi lainnya.
Susunan tersebut merupakan contoh, bukan struktur wajib nasional.
Pada sekolah dengan personel terbatas, beberapa fungsi dapat dilaksanakan oleh petugas yang sama berdasarkan penugasan, kemampuan, serta pengendalian internal yang memadai.
Baca Juga: Panduan Menyusun RKS, RKJM, dan RKT Sekolah, Lengkap dengan Contoh Format dan Evaluasi Program
Program kerja tata usaha merupakan dokumen internal yang membantu mengatur pelaksanaan kegiatan administrasi selama periode tertentu.
Penyusunannya sebaiknya didasarkan pada kebutuhan sekolah, evaluasi pelayanan sebelumnya, dan rencana kerja tahunan.
Periksa kondisi dokumen sekolah, sistem pelayanan, kelengkapan data, dan kebutuhan pengarsipan.
Sebagai contoh, sekolah menemukan bahwa surat keluar belum memiliki register yang konsisten.
Masalah tersebut dapat menjadi prioritas program pembenahan persuratan.
Setelah masalah diidentifikasi, tentukan kegiatan yang paling dibutuhkan.
Contohnya adalah pembaruan register surat, penataan arsip guru, dan pemeriksaan kelengkapan dokumen administratif murid.
Setiap kegiatan perlu mempunyai petugas yang ditunjuk.
Pembagian pekerjaan harus memperhatikan kemampuan dan kewenangan masing-masing.
Jadwal dapat dibagi menjadi kegiatan harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.
Indikator sebaiknya dapat diperiksa.
Sebagai contoh, seluruh surat keluar telah dicatat dalam register dengan nomor yang tidak berulang.
Hasil pekerjaan diperiksa secara berkala dan digunakan untuk memperbaiki pelayanan.
Berikut contoh program yang dapat digunakan sebagai referensi internal.
PROGRAM KERJA TATA USAHA SEKOLAH
Nama Sekolah: ....................................
Tahun: 2026
Penanggung Jawab: ....................................
Program 1: Penataan Persuratan
Kegiatan: Pembaruan buku agenda surat masuk dan keluar.
Waktu: Setiap hari kerja.
Target: Surat yang diterima dan diterbitkan tercatat secara konsisten.
Bukti: Register surat serta dokumen pendukung.
Program 2: Pembenahan Arsip
Kegiatan: Pengelompokan arsip berdasarkan jenis dan tahun.
Waktu: Pemeriksaan bulanan dan pembenahan berkala.
Target: Dokumen mudah ditemukan berdasarkan kode atau identitas arsip.
Bukti: Daftar arsip dan catatan pemeriksaan.
Program 3: Administrasi Kesiswaan
Kegiatan: Pemeriksaan kelengkapan dokumen administratif murid.
Waktu: Awal tahun pelajaran dan pembaruan berkala.
Target: Data yang menjadi kewenangan TU tersedia dan sesuai dokumen sumber.
Bukti: Register pemeriksaan administrasi.
Program 4: Administrasi Kepegawaian
Kegiatan: Pembaruan arsip penugasan dan dokumen administratif pegawai.
Waktu: Setiap terdapat perubahan data.
Target: Dokumen tersusun serta dapat ditelusuri.
Bukti: Register dokumen kepegawaian.
Program 5: Peningkatan Pelayanan
Kegiatan: Penyusunan SOP penerbitan surat keterangan.
Waktu: Awal periode program dan evaluasi berkala.
Target: Permintaan surat diproses melalui alur yang jelas.
Bukti: SOP dan register pelayanan.
Program tersebut perlu disesuaikan dengan kondisi sebenarnya serta rencana kerja sekolah.
SOP surat masuk membantu memastikan setiap dokumen yang diterima dapat ditindaklanjuti secara tepat.
Alur yang dapat diterapkan adalah:
Untuk surat elektronik, sekolah dapat menggunakan register digital dan menyimpan dokumen sesuai ketentuan keamanan informasi.
Surat keluar merupakan dokumen resmi yang diterbitkan sekolah melalui pihak yang berwenang.
Tahapannya dapat meliputi:
Pertama, unit atau pihak yang membutuhkan surat menyampaikan permohonan.
Kedua, petugas memeriksa dasar dan kelengkapan informasi.
Ketiga, draf surat disusun menggunakan format yang berlaku.
Keempat, isi surat diperiksa, termasuk nama, tanggal, nomor, dan tujuan.
Kelima, surat diajukan untuk pengesahan pejabat berwenang.
Keenam, surat yang disahkan diberi nomor sesuai sistem penomoran.
Ketujuh, surat dikirim melalui saluran yang sesuai.
Kedelapan, salinan dan bukti pengiriman diarsipkan.
Urutan pemberian nomor dan pengesahan dapat disesuaikan dengan sistem persuratan resmi penyelenggara sekolah.
Karena tampilan tabel pada CMS KebonCinta.com masih mempunyai kendala, berikut contoh register menggunakan format teks yang dapat disalin tanpa tabel HTML.
BUKU AGENDA SURAT MASUK
Nama Sekolah: ....................................
Tahun: ....................................
Data Surat 001
Data Surat 002
Untuk penggunaan operasional sehari-hari, sekolah dapat mengembangkan format ini dalam lembar kerja atau aplikasi persuratan yang sesuai.
FORMULIR PERMOHONAN SURAT KETERANGAN SEKOLAH
Nomor Permohonan: ....................................
Tanggal Permohonan: ....................................
Nama Pemohon: ....................................
Status Pemohon: Murid / Orang Tua / Alumni / Lainnya
Jenis Surat yang Diminta: ....................................
Nama Murid atau Alumni: ....................................
Kelas atau Tahun Lulus: ....................................
Keperluan Surat: ....................................
Dokumen Pendukung: ....................................
Tanggal Diterima Petugas: ....................................
Hasil Verifikasi: Lengkap / Perlu Perbaikan
Petugas Pemeriksa: ....................................
Status Pelayanan: Diproses / Selesai / Ditolak dengan Alasan
Tanggal Penyelesaian: ....................................
Nomor Surat Diterbitkan: ....................................
Keterangan: ....................................
Formulir tersebut merupakan contoh pelayanan internal. Sekolah perlu memastikan dokumen dan data pribadi hanya diakses oleh pihak yang berwenang.
Arsip merupakan bagian penting dalam tata kelola administrasi sekolah.
Dokumen yang tidak disimpan secara teratur dapat sulit ditemukan ketika terjadi pergantian petugas atau pemeriksaan administrasi.
Sekolah dapat membuat klasifikasi arsip internal berdasarkan fungsi.
01 – Persuratan
Surat masuk, surat keluar, disposisi, undangan, dan dokumen korespondensi.
02 – Kesiswaan
Dokumen administratif murid sesuai kewenangan serta ketentuan perlindungan data.
03 – Kepegawaian
Dokumen penugasan, administrasi pegawai, dan catatan yang relevan.
04 – Perencanaan Sekolah
RKS, RKJM, RKT, RKAS, dan dokumen evaluasi yang menjadi bagian arsip sekolah.
05 – Sarana Prasarana
Dokumen inventaris, pemeliharaan, dan pengadaan sesuai kewenangan.
06 – Administrasi Keuangan
Salinan atau dokumen keuangan yang pengelolaannya ditugaskan kepada petugas terkait.
07 – Laporan dan Evaluasi
Rekap administrasi, laporan pelayanan, serta tindak lanjut hasil pemeriksaan.
Pengelompokan tersebut hanya contoh pengarsipan internal.
Sekolah negeri atau instansi yang terikat sistem klasifikasi arsip resmi harus menggunakan ketentuan kearsipan yang berlaku.
Dokumen digital juga perlu dilindungi melalui pengaturan hak akses, penyimpanan cadangan, dan prosedur pemulihan data.
Baca Juga: Panduan Membuat Buku Inventaris Barang Sekolah: Kode Aset, Stok Opname, Mutasi, dan Contoh Format
Agar pekerjaan berjalan teratur, tata usaha dapat menggunakan kalender operasional berikut.
Kegiatan Harian
Kegiatan Mingguan
Kegiatan Bulanan
Kegiatan Semesteran
Kegiatan Tahunan
Jadwal ini merupakan contoh internal dan dapat diubah sesuai kalender pendidikan serta kebutuhan sekolah.
Berikut daftar pemeriksaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pekerjaan TU.
A. Organisasi dan Program Kerja
B. Persuratan
C. Administrasi Kesiswaan dan Kepegawaian
D. Pelayanan dan Arsip
Checklist tersebut merupakan alat bantu pemeriksaan mandiri, bukan formulir wajib nasional.
Salah satu kesalahan yang sering muncul dalam pengelolaan tata usaha adalah tidak mencatat surat secara konsisten.
Akibatnya, sekolah kesulitan menemukan nomor surat, tanggal pengiriman, atau riwayat disposisi.
Kesalahan lain adalah menyimpan dokumen tanpa klasifikasi, menggunakan data yang belum diverifikasi, serta memberikan surat keterangan tanpa pemeriksaan informasi.
Dalam pengelolaan data murid dan pegawai, kesalahan juga dapat terjadi ketika informasi pribadi dibagikan kepada pihak yang tidak mempunyai kewenangan.
Sekolah perlu menghindari penyimpanan data sensitif pada perangkat atau akun yang tidak mempunyai pengamanan memadai.
Selain itu, pembagian pekerjaan harus jelas agar tidak terjadi tumpang tindih atau pengambilan keputusan oleh petugas yang tidak berwenang.
Program kerja tata usaha juga sebaiknya tidak hanya dibuat sebagai dokumen tahunan tanpa pemantauan pelaksanaan.
Setiap kegiatan perlu mempunyai bukti dan hasil yang dapat dievaluasi.
Pelayanan tata usaha dapat ditingkatkan melalui beberapa kebiasaan sederhana.
Pertama, gunakan register pelayanan untuk mencatat setiap permohonan dokumen.
Kedua, tentukan waktu penyelesaian internal yang realistis dan sesuai kapasitas petugas.
Ketiga, gunakan format surat yang konsisten sehingga kesalahan penulisan dapat dikurangi.
Keempat, pisahkan dokumen yang bersifat umum dari dokumen yang mengandung informasi pribadi atau terbatas.
Kelima, lakukan pemeriksaan akhir sebelum dokumen diterbitkan.
Keenam, manfaatkan teknologi untuk mendukung penomoran, pencarian arsip, serta pencatatan administrasi.
Ketujuh, lakukan evaluasi berdasarkan keluhan, kebutuhan, dan hasil pelayanan.
Pemanfaatan teknologi tidak harus langsung menggunakan sistem yang mahal. Sekolah dapat memulai dari pengelolaan folder yang tertib, format dokumen yang konsisten, dan sistem pencatatan sederhana.
Namun, apabila sekolah menggunakan aplikasi resmi pemerintah atau penyelenggara, pengelolaan datanya harus tetap mengikuti mekanisme yang ditetapkan.
Tata usaha sekolah yang berjalan baik dapat membantu kepala sekolah, guru, murid, dan orang tua memperoleh pelayanan administrasi yang lebih cepat, akurat, dan bertanggung jawab.
Melalui pembagian tugas yang jelas, program kerja yang terarah, SOP pelayanan, serta pengarsipan yang tertib, sekolah dapat membangun sistem administrasi yang mendukung kegiatan pendidikan secara berkelanjutan.
Pada akhirnya, kualitas tata usaha bukan ditentukan oleh banyaknya dokumen yang dibuat, melainkan oleh ketepatan informasi, kemudahan pelayanan, keamanan data, dan kemampuannya mendukung pengelolaan sekolah yang efektif.
Berita paling banyak dibaca dalam 7 hari terakhir