Contoh Buku Inventaris Perpustakaan Madrasah agar Koleksi Tidak Mudah Hilang

KebonCinta.com – Buku pelajaran, kitab, ensiklopedia, dan bacaan cerita merupakan aset penting perpustakaan madrasah. Tanpa pencatatan, petugas bisa kesulitan mengetahui jumlah koleksi, lokasi penyimpanan, atau buku yang belum kembali. Buku inventaris membantu setiap eksemplar tercatat sejak diterima hingga statusnya berubah, sehingga layanan perpustakaan lebih tertib.

Apa Itu Buku Inventaris Perpustakaan?

Buku inventaris perpustakaan adalah catatan administratif mengenai bahan pustaka yang dimiliki lembaga. Data yang dicatat meliputi identitas buku, asal perolehan, tanggal diterima, jumlah eksemplar, serta kondisi atau status koleksi.

Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024 menetapkan standar perpustakaan sekolah dan madrasah, mulai dari jenjang SD/MI hingga SMA/SMK/MA/MAK. Penataan inventaris menjadi bagian penting dari pengelolaan koleksi, meskipun bentuk lembar inventaris dapat disesuaikan dengan kebutuhan lembaga.

Kolom yang Sebaiknya Disiapkan

Untuk pencatatan sederhana, petugas dapat menggunakan kolom berikut:

1. Nomor inventaris: identitas unik setiap eksemplar yang diterima.
2. Tanggal penerimaan: kapan buku masuk menjadi koleksi.
3. Judul dan pengarang: identitas utama bahan bacaan.
4. Penerbit dan tahun terbit: membantu membedakan edisi.
5. ISBN: diisi jika tercantum pada buku.
6. Sumber perolehan: pembelian, hibah, atau sumber lain.
7. Harga atau nilai perolehan: jika diperlukan untuk administrasi aset.
8. Lokasi rak: kode ruangan atau rak penyimpanan.
9. Kondisi dan status: baik, rusak, tersedia, atau status lain.

Jika petugas ingin mencatat jumlah buku per judul, buat rekap tersendiri. Jangan menyamakan jumlah judul dengan jumlah eksemplar fisik. Tiga buku berjudul sama berarti satu judul dengan tiga eksemplar.

Baca Juga: Bosan Belajar dari Rumah? 5 Perpustakaan di Jakarta Bisa Jadi Ruang Belajar Alternatif 

Langkah Membuat Buku Inventaris

1. Periksa koleksi yang diterima. Hitung jumlah fisik, cocokkan judul dengan nota pembelian atau daftar hibah, dan amati kondisi awal. Pisahkan buku yang rusak sebelum dilayankan.

2. Tetapkan pola nomor inventaris. Setiap eksemplar diberi nomor berbeda dan tidak digunakan kembali. Contoh kode internal: INV-2026-001. Ini hanya ilustrasi, bukan format wajib nasional.

3. Catat identitas buku. Salin judul, penulis, penerbit, tahun terbit, dan ISBN secara teliti. Jika informasi tidak tersedia, gunakan keterangan yang sesuai dan jangan mengarangnya.

4. Tempel label. Tempatkan nomor inventaris atau kode batang di lokasi yang mudah ditemukan, tanpa menutupi teks dan informasi penting pada buku.

5. Tentukan lokasi penyimpanan. Susun koleksi menurut sistem pengelompokan perpustakaan yang digunakan, lalu catat raknya agar mudah ditelusuri.

6. Simpan dan perbarui catatan. Setelah buku siap dilayankan, pastikan perubahan status tercatat oleh petugas yang bertanggung jawab.

Contoh Pengisian Inventaris

Misalnya perpustakaan menerima dua eksemplar buku fiktif berjudul Panduan Belajar Sains pada 11 Oktober 2026. Petugas dapat mencatat:

• Nomor inventaris: INV-2026-001 dan INV-2026-002.
• Judul: Panduan Belajar Sains.
• Pengarang: [sesuai halaman identitas buku].
• Sumber: pembelian.
• Rak: Sains-01.
• Kondisi awal: baik.

Kedua eksemplar memiliki judul sama, tetapi nomor inventaris berbeda. Contoh ini tidak memakai data buku nyata dan dapat disesuaikan dengan format perpustakaan.

Bedakan Inventaris, Katalog, dan Peminjaman

Inventaris mencatat kepemilikan dan riwayat koleksi.