Jangan Asal Unggah! Ini Daftar Dokumen CPNS dan Batas Ukuran File yang Perlu Disiapkan di SSCASN

KebonCinta.com - mengikuti seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) tidak cukup hanya dengan mempelajari materi ujian. Calon pelamar juga perlu menyiapkan berbagai dokumen administrasi yang menjadi persyaratan dalam proses pendaftaran.

Tahapan ini sering kali dianggap sederhana. Padahal, kesalahan dalam memindai dokumen, memilih format file, atau mengunggah berkas dengan ukuran yang tidak sesuai dapat menghambat proses pendaftaran.

Melalui portal Sistem Seleksi Calon Aparatur Sipil Negara (SSCASN), pelamar diwajibkan mengunggah dokumen sesuai ketentuan yang ditetapkan. Karena itu, penting untuk mengetahui jenis berkas yang perlu disiapkan sebelum pendaftaran dibuka.

Baca Juga: Mulai 2027 Status Guru Berubah? Ini Nasib PPPK Paruh Waktu dan Guru Non-ASN Setelah 31 Desember 2026 

7 Dokumen Utama yang Perlu Disiapkan Pelamar CPNS

Mengacu pada panduan dokumen dalam referensi, terdapat sejumlah berkas utama yang perlu dipersiapkan calon peserta. Berikut daftar format dan batas ukuran file yang menjadi acuannya.

1. Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Pelamar perlu menyiapkan hasil pemindaian KTP asli atau surat keterangan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil).

Dokumen ini menggunakan format JPG atau JPEG dengan ukuran maksimal 500 KB.

2. Pas Foto Formal Berlatar Merah

Pas foto menjadi salah satu dokumen identitas yang dibutuhkan dalam proses pendaftaran. Pelamar perlu menyiapkan foto formal dengan latar belakang merah.

File disimpan dalam format JPG atau JPEG dengan ukuran maksimal 500 KB.

3. Swafoto Saat Registrasi

Selain pas foto, pelamar juga perlu menyiapkan swafoto atau selfie sesuai instruksi yang muncul ketika melakukan registrasi di portal SSCASN.

Berkas tersebut menggunakan format JPG atau JPEG dengan batas ukuran maksimal 500 KB.

4. Ijazah Asli

Ijazah menjadi bukti kualifikasi pendidikan yang dimiliki pelamar. Dokumen yang diunggah harus sesuai dengan jenjang pendidikan dan persyaratan formasi yang dipilih.

Hasil pemindaian ijazah disimpan dalam format PDF dengan ukuran maksimal 1.000 KB.

5. Transkrip Nilai

Dokumen berikutnya adalah transkrip nilai yang memuat informasi hasil pendidikan pelamar. Pastikan seluruh bagian dokumen terbaca dengan jelas.

File transkrip nilai menggunakan format PDF dengan ukuran maksimal 1.000 KB.

6. Surat Pernyataan Instansi

Beberapa instansi mewajibkan pelamar mengunggah surat pernyataan yang telah ditandatangani dan dibubuhi e-meterai sesuai ketentuan.

Dokumen tersebut disimpan dalam format PDF dengan ukuran maksimal 1.000 KB.

7. Surat Lamaran

Surat lamaran menjadi dokumen administrasi yang biasanya disusun mengikuti format dari instansi tujuan.

Apabila diwajibkan menggunakan e-meterai, pastikan pembubuhannya sesuai petunjuk. File surat lamaran disimpan dalam format PDF dengan batas ukuran maksimal 1.000 KB.

Formasi Tertentu Membutuhkan Dokumen Tambahan

Selain berkas utama, sejumlah jabatan dapat mensyaratkan dokumen pendukung yang berbeda. Persyaratan tambahan ini biasanya disesuaikan dengan kompetensi dan karakteristik pekerjaan.

Berikut beberapa contohnya:

• Tenaga kesehatan: pelamar dapat diminta melampirkan Surat Tanda Registrasi (STR) definitif yang masih berlaku dan sesuai dengan jabatan yang dilamar.
• Penjaga tahanan, kejaksaan, atau jabatan lapangan: beberapa formasi dapat mensyaratkan surat keterangan sehat dari rumah sakit pemerintah serta ketentuan tinggi badan minimal.
• Formasi tertentu di kementerian pusat: pelamar mungkin diminta menyertakan sertifikat kemampuan bahasa Inggris, seperti TOEFL ITP, TOEFL iBT, atau IELTS yang masih berlaku. Bukti akreditasi perguruan tinggi dari BAN-PT atau LAM juga dapat menjadi persyaratan sesuai pengumuman.

Tips Agar Proses Unggah Dokumen Tidak Bermasalah

Sebelum mengunggah berkas, pelamar sebaiknya memeriksa kembali kualitas hasil pemindaian. Pastikan dokumen tidak buram, terpotong, miring, atau sulit dibaca.

Gunakan dokumen asli sebagai sumber pemindaian, bukan foto fotokopi yang kualitasnya rendah.