SOP Pemeliharaan dan Penanganan Kerusakan Sarpras Sekolah, Lengkap dengan Formulir dan Berita Acara

KebonCinta.com – Pemeliharaan sarana dan prasarana merupakan salah satu kegiatan penting yang harus dilakukan sekolah agar fasilitas pendidikan tetap aman, berfungsi, dan mendukung proses pembelajaran.

Ruang kelas, meja, kursi, papan tulis, laboratorium, toilet, perangkat komputer, dan fasilitas lainnya membutuhkan pemeriksaan serta pemeliharaan secara berkala.

Namun, dalam praktiknya, sekolah terkadang baru memberikan perhatian ketika fasilitas sudah mengalami kerusakan.

Misalnya, sebuah kursi yang sambungannya mulai longgar tetap digunakan hingga akhirnya patah. Atap yang mengalami kebocoran kecil tidak segera diperiksa hingga air merusak plafon. Begitu pula proyektor yang mengalami gangguan berulang tetap dipakai tanpa pemeriksaan teknis.

Kondisi tersebut dapat mengganggu kegiatan belajar, meningkatkan kebutuhan biaya perbaikan, bahkan membahayakan keselamatan warga sekolah.

Karena itu, pengelolaan sarpras memerlukan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang menjelaskan cara memeriksa fasilitas, menerima laporan, menentukan prioritas, menangani kerusakan, dan memastikan barang layak digunakan kembali.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah (Permendikdasmen) Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan, penyelenggaraan pendidikan bidang sarana dan prasarana diarahkan untuk menyediakan, memelihara, memanfaatkan, serta berbagi sumber daya belajar secara efisien dan efektif.

Sementara itu, Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan (BOSP) mengatur berbagai kegiatan pemeliharaan yang dapat dibiayai melalui dana tersebut sesuai persyaratan.

Lantas, bagaimana menyusun SOP pemeliharaan sarpras? Bagaimana membedakan kerusakan yang dapat diperbaiki secara sederhana dengan kerusakan yang membutuhkan pemeriksaan ahli? Apa yang harus dilakukan ketika kerusakan membahayakan siswa?

Berikut panduan lengkap beserta contoh formulir laporan kerusakan, jadwal perawatan, berita acara pemeriksaan, dan checklist administrasi yang dapat digunakan sekolah.

Apa Itu SOP Pemeliharaan Sarpras Sekolah?

SOP pemeliharaan sarpras merupakan pedoman operasional yang mengatur langkah pemeriksaan, perawatan, pelaporan, penanganan kerusakan, dan evaluasi fasilitas pendidikan.

SOP bertujuan memastikan setiap kegiatan mempunyai alur, penanggung jawab, serta dokumentasi yang jelas.

Sebagai contoh, ketika seorang guru menemukan jendela kelas rusak, guru tersebut perlu mengetahui kepada siapa laporan harus disampaikan.

Wakasek sarpras kemudian perlu mengetahui cara memeriksa informasi, mengidentifikasi risiko, serta menyampaikan kebutuhan perbaikan kepada pihak yang berwenang.

Setelah fasilitas diperbaiki, hasil pekerjaan harus diperiksa sebelum digunakan kembali.

Melalui prosedur tersebut, kerusakan tidak berhenti pada tahap pelaporan tanpa ada kejelasan penanganan.

SOP juga membantu mencegah tindakan perbaikan oleh orang yang tidak mempunyai keahlian memadai.

Perbedaan Pemeliharaan Preventif dan Korektif

Dalam pengelolaan sarpras, terdapat dua pendekatan pemeliharaan yang perlu dipahami.

Pemeliharaan preventif merupakan kegiatan yang bertujuan mencegah gangguan dan kerusakan sebelum terjadi.

Contohnya adalah pemeriksaan rutin kondisi kursi, pembersihan filter perangkat sesuai petunjuk pabrik, pemeriksaan saluran air, dan pemantauan kondisi atap.

Sementara itu, pemeliharaan korektif merupakan kegiatan penanganan setelah ditemukan kerusakan atau penurunan fungsi.

Contohnya adalah memperbaiki keran bocor, mengganti komponen kursi yang rusak, atau memperbaiki komputer yang tidak dapat digunakan.

Kedua pendekatan tersebut saling melengkapi.

Pemeliharaan preventif membantu mengurangi risiko kerusakan, sedangkan pemeliharaan korektif memastikan fasilitas yang mengalami gangguan memperoleh penanganan.

Sekolah sebaiknya tidak hanya mengandalkan perbaikan setelah barang rusak.

Dasar Hukum Pemeliharaan Sarpras Sekolah Tahun 2026

Beberapa regulasi penting yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut.

1. Permendikbudristek Nomor 22 Tahun 2023 tentang Standar Sarana dan Prasarana

Peraturan ini mengatur standar sarana dan prasarana untuk pendidikan anak usia dini, jenjang pendidikan dasar, dan jenjang pendidikan menengah.

Ketentuan tersebut menjadi acuan dalam pemenuhan kebutuhan fasilitas satuan pendidikan.

2. Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan

Pasal 12 mengatur perencanaan kebutuhan sarpras melalui analisis kebutuhan, kondisi, pemanfaatan fasilitas, dan sumber daya yang tersedia.

Pasal 19 menegaskan pentingnya penyediaan, pemeliharaan, pemanfaatan, dan berbagi sumber daya belajar secara efektif serta efisien.

Pengawasan terhadap pemanfaatan dan pemeliharaan sarpras juga menjadi bagian dari tanggung jawab pengelolaan sekolah.

3. Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana BOSP

Peraturan ini mengatur komponen penggunaan Dana BOSP, termasuk pemeliharaan fasilitas satuan pendidikan.

Dalam Lampiran I, komponen pemeliharaan sarpras mencakup antara lain perbaikan kerusakan ringan pada bagian nonstruktural bangunan, perbaikan mebel, sanitasi, peralatan teknologi, dan fasilitas lainnya sesuai ketentuan.

4. Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan

Peraturan ini menjadi acuan pelaksanaan belanja barang dan jasa oleh satuan pendidikan sesuai ruang lingkup pengaturannya.

Apabila pekerjaan pemeliharaan memerlukan pembelian barang atau jasa, pelaksanaannya harus mengikuti mekanisme dan kewenangan yang berlaku.

Sekolah negeri juga perlu memperhatikan ketentuan pengelolaan aset pemerintah, sedangkan sekolah swasta harus memperhatikan status kepemilikan fasilitas serta ketentuan penyelenggara atau yayasan.

Enam Bidang Pemeliharaan Sarpras yang Perlu Diperhatikan

Agar pekerjaan lebih terarah, wakasek sarpras dapat membagi kegiatan pemeliharaan menjadi enam bidang.

Pengelompokan tersebut merupakan contoh manajemen internal.

Sekolah dapat mengembangkannya berdasarkan jenis fasilitas yang tersedia.

Cara Menyusun Jadwal Pemeliharaan Sarpras Sekolah

Jadwal pemeliharaan diperlukan agar pemeriksaan tidak hanya dilakukan ketika terdapat kerusakan.

Namun, frekuensi pemeriksaan perlu mempertimbangkan tingkat risiko, penggunaan fasilitas, petunjuk produsen, dan ketentuan teknis.

Sebagai contoh, fasilitas sanitasi yang digunakan setiap hari mungkin membutuhkan perhatian lebih sering daripada lemari arsip yang jarang dipindahkan.

Contoh Jadwal Harian hingga Tahunan

Jadwal tersebut merupakan contoh, bukan standar frekuensi pemeriksaan nasional.

Untuk instalasi listrik, struktur bangunan, alat laboratorium tertentu, dan perangkat yang mempunyai persyaratan khusus, sekolah perlu menggunakan pemeriksaan oleh pihak yang kompeten sesuai ketentuan.

Pemeriksaan keselamatan mendesak tidak boleh ditunda hanya karena jadwal rutin belum tiba.

SOP 1: Pemeriksaan Rutin Kondisi Fasilitas Sekolah

Nama SOP: Pemeriksaan dan Monitoring Kondisi Sarana dan Prasarana.

Tujuan: Mengidentifikasi kerusakan serta potensi bahaya agar fasilitas tetap layak digunakan.

Langkah Pelaksanaan:

1. Wakasek sarpras atau petugas yang ditugaskan menyusun jadwal pemeriksaan.
2. Menentukan ruang dan fasilitas yang menjadi sasaran.
3. Menyiapkan daftar inventaris atau checklist.
4. Melakukan pemeriksaan visual pada bagian yang aman untuk diperiksa.
5. Mencocokkan identitas dan lokasi barang.
6. Mencatat kerusakan serta perubahan kondisi.
7. Mengidentifikasi potensi risiko terhadap pengguna.
8. Mengamankan fasilitas yang berisiko apabila diperlukan.
9. Menyampaikan hasil pemeriksaan kepada pihak berwenang.
10. Menyusun rekomendasi dan memantau tindak lanjut.

Petugas tidak boleh membongkar instalasi listrik, memeriksa bagian struktural berbahaya dari jarak dekat, atau melakukan pekerjaan berisiko tanpa kompetensi serta perlengkapan keselamatan yang sesuai.

Contoh Lembar Checklist Pemeriksaan Sarpras

LEMBAR PEMERIKSAAN KONDISI FASILITAS

Nama Sekolah: ..........................................

Lokasi/Ruangan: ..........................................

Tanggal Pemeriksaan: ..........................................

Petugas: ..........................................

Apabila ditemukan bahaya, petugas perlu mencatat pengamanan awal dan pihak yang menerima laporan.

Bagaimana Membedakan Kerusakan Ringan, Sedang, dan Berat?

Sekolah perlu berhati-hati dalam mengklasifikasikan kerusakan.

Istilah ringan, sedang, dan berat sering digunakan dalam administrasi sarpras, tetapi penetapan kategori teknis kerusakan bangunan tidak boleh dilakukan hanya berdasarkan perkiraan visual oleh petugas yang tidak memiliki kompetensi.

Sekolah dapat menggunakan tingkat prioritas penanganan internal sebagai alat bantu awal.

Tabel tersebut mengelompokkan urgensi penanganan, bukan menentukan persentase kerusakan bangunan.

Sebagai contoh, retakan pada komponen bangunan yang tampak kecil sekalipun dapat membutuhkan pemeriksaan struktural apabila disertai tanda bahaya.

Sebaliknya, kursi dengan kerusakan yang terbatas mungkin dapat diperbaiki setelah dinilai oleh petugas kompeten.

Untuk klasifikasi kerusakan bangunan yang digunakan dalam rehabilitasi atau pengajuan bantuan, sekolah harus mengikuti instrumen dan mekanisme verifikasi teknis yang berlaku.

SOP 2: Penerimaan dan Penanganan Laporan Kerusakan

Nama SOP: Pelaporan dan Tindak Lanjut Kerusakan Sarpras.

Tujuan: Memastikan seluruh laporan kerusakan diterima, diperiksa, dan mendapatkan keputusan tindak lanjut yang jelas.

Langkah Pelaksanaan:

1. Guru, siswa, atau tenaga kependidikan menyampaikan laporan melalui kanal sekolah.
2. Petugas mencatat identitas fasilitas, lokasi, dan kondisi yang dilaporkan.
3. Risiko keselamatan awal diperiksa.
4. Jika terdapat potensi bahaya, fasilitas diamankan dan penggunaan dihentikan sesuai kebutuhan.
5. Wakasek sarpras berkoordinasi dengan pihak yang mempunyai kompetensi pemeriksaan.
6. Jenis dan kebutuhan penanganan ditentukan berdasarkan hasil pemeriksaan.
7. Usulan perbaikan disampaikan kepada kepala sekolah atau pihak berwenang.
8. Kebutuhan anggaran diproses melalui mekanisme yang berlaku.
9. Pelaksanaan dan hasil perbaikan dicatat.
10. Status laporan diperbarui setelah dilakukan pemeriksaan hasil pekerjaan.

Contoh Formulir Laporan Kerusakan

FORMULIR LAPORAN KERUSAKAN SARANA DAN PRASARANA

Nomor Laporan: ..........................................

Tanggal dan Waktu: ..........................................

Nama Pelapor: ..........................................

Lokasi: ..........................................

Nama Barang/Fasilitas: ..........................................

Kode Inventaris jika Ada: ..........................................

A. Uraian Kerusakan

..........................................

B. Kondisi Penggunaan Saat Dilaporkan

..........................................

C. Potensi Risiko Keselamatan

..........................................

D. Tindakan Pengamanan Awal

..........................................

E. Hasil Pemeriksaan Petugas

..........................................

F. Rekomendasi Tindak Lanjut

..........................................

G. Status Penanganan

..........................................

Petugas Penerima: ..........................................

Petugas Pemeriksa: ..........................................

Tanggal Monitoring Berikutnya: ..........................................

Formulir tersebut merupakan contoh administrasi internal dan harus diisi sesuai kondisi sebenarnya.

SOP 3: Penanganan Darurat Fasilitas Berbahaya

Tidak seluruh kerusakan boleh menunggu proses administrasi rutin.

Jika terdapat ancaman keselamatan, tindakan pengamanan harus didahulukan.

Tujuan: Melindungi siswa, guru, dan tenaga kependidikan dari fasilitas yang berpotensi menimbulkan kecelakaan.

Tahapan Penanganan:

1. Identifikasi bahaya yang terlihat tanpa mendekati sumber risiko secara tidak aman.
2. Hentikan penggunaan fasilitas atau aktivitas pada area yang terdampak.
3. Jauhkan siswa dan warga sekolah dari area berbahaya.
4. Berikan penanda atau pembatas yang aman jika dapat dilakukan tanpa menambah risiko.
5. Sampaikan informasi kepada kepala sekolah dan pihak yang berwenang.
6. Hubungi layanan darurat atau petugas teknis kompeten sesuai jenis bahaya.
7. Siapkan alternatif ruang atau fasilitas untuk menjaga keberlanjutan pembelajaran.
8. Dokumentasikan kondisi dan pengamanan awal tanpa memasuki area berbahaya.
9. Ikuti hasil pemeriksaan serta rekomendasi teknis.
10. Fasilitas hanya digunakan kembali setelah dinyatakan aman melalui pemeriksaan yang sesuai.

Contoh Keadaan yang Memerlukan Respons Segera

Kabel listrik terbuka: Hindari kontak dan jauhkan pengguna. Pemutusan aliran listrik hanya dilakukan melalui prosedur aman oleh pihak yang berwenang atau kompeten.

Plafon hampir jatuh: Kosongkan area yang berpotensi tertimpa dan minta pemeriksaan teknis.

Retakan bangunan yang mengkhawatirkan: Batasi akses dan minta penilaian tenaga ahli yang relevan.

Genangan air dekat instalasi listrik: Hindari memasuki area yang berbahaya dan hubungi petugas kompeten.

Kursi yang patah atau tidak stabil: Segera tarik dari penggunaan sampai diperiksa dan dinyatakan layak.

Kerusakan fasilitas sanitasi: Cegah penggunaan fasilitas yang tidak aman dan sediakan alternatif sanitasi yang layak.

Dalam keadaan yang berisiko langsung terhadap keselamatan, sekolah tidak boleh menunggu persetujuan pembelian barang sebelum melakukan pengamanan awal yang diperlukan.

SOP 4: Pelaksanaan Perbaikan dan Pemeriksaan Hasil Pekerjaan

Setelah penanganan disetujui, kegiatan perbaikan perlu dilakukan melalui prosedur yang jelas.

Tujuan: Memastikan perbaikan dilakukan sesuai kebutuhan dan fasilitas benar-benar layak digunakan kembali.

Langkah Pelaksanaan:

1. Menetapkan ruang lingkup pekerjaan berdasarkan hasil pemeriksaan.
2. Memastikan pelaksana mempunyai kompetensi yang sesuai.
3. Memeriksa kebutuhan biaya dan mekanisme pelaksanaan.
4. Memperoleh persetujuan sesuai kewenangan.
5. Mengatur waktu pekerjaan agar tidak membahayakan warga sekolah.
6. Menyiapkan pembatasan area kerja apabila diperlukan.
7. Melaksanakan perbaikan sesuai standar teknis dan ketentuan keselamatan.
8. Memeriksa hasil pekerjaan.
9. Melakukan pengujian fungsi serta keselamatan sesuai jenis fasilitas.
10. Menyusun berita acara dan memperbarui catatan pemeliharaan.

Wakasek sarpras dapat membantu mengoordinasikan pekerjaan, tetapi tidak otomatis berwenang menyetujui pengeluaran atau menerima pekerjaan atas nama pihak yang berwenang.

Contoh Kartu Pemeliharaan Barang

KARTU RIWAYAT PEMELIHARAAN

Nama Barang: ..........................................

Kode Inventaris: ..........................................

Lokasi: ..........................................

Merek/Spesifikasi: ..........................................

Kartu ini membantu sekolah mengetahui apakah kerusakan sering berulang.

Misalnya, proyektor yang berkali-kali mengalami gangguan dapat dievaluasi apakah masih layak diperbaiki, membutuhkan perubahan cara penggunaan, atau perlu diajukan penggantiannya melalui mekanisme yang sah.

Contoh Berita Acara Pemeriksaan Kerusakan Sarpras

Dokumen pertama dibuat berdasarkan pemeriksaan awal terhadap fasilitas.

BERITA ACARA PEMERIKSAAN KERUSAKAN SARANA DAN PRASARANA

Nomor: ..........................................

Pada hari .......... tanggal .......... bulan .......... tahun .........., telah dilakukan pemeriksaan terhadap fasilitas berikut.

Nama Sekolah: ..........................................

Nama Fasilitas: ..........................................

Kode Inventaris: ..........................................

Lokasi: ..........................................

Petugas Pemeriksa: ..........................................

A.